Allgemeine Geschäftsbedingungen
Stand: März 2026
Die deutsche Fassung dieser AGB ist rechtsverbindlich. Die englische Fassung dient ausschließlich der Information.
§ 1 Geltungsbereich und Vertragsgegenstand
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB“) gelten für alle Verträge zwischen Martin Becker, Blockkamp 13, 29351 Eldingen (nachfolgend „Anbieter“) und dem Kunden (nachfolgend „Kunde“) über die Nutzung des Cloud-Dienstes „Easy Mail Archive“ (nachfolgend „Dienst“).
Der Dienst richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Mit der Registrierung bestätigt der Kunde, dass er den Dienst zu gewerblichen oder selbstständigen beruflichen Zwecken nutzt. Verbraucher im Sinne des § 13 BGB sind von der Nutzung ausgeschlossen.
Bestandteil dieser AGB sind der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO, abrufbar unter /avv, sowie die Datenschutzerklärung, abrufbar unter /privacy.
Entgegenstehende oder abweichende Geschäftsbedingungen des Kunden finden keine Anwendung, auch wenn der Anbieter ihnen nicht ausdrücklich widerspricht.
§ 2 Vertragsschluss
Der Kunde kann sich auf der Website des Anbieters für den Dienst registrieren. Die Registrierung stellt ein verbindliches Angebot des Kunden auf Abschluss eines Nutzungsvertrages dar. Der Vertrag kommt mit der Bestätigung der Registrierung durch den Anbieter zustande.
Der Anbieter bietet eine kostenlose Testphase an, deren Dauer auf der Website angegeben wird. Während der Testphase kann der Kunde den Dienst unverbindlich nutzen. Nach Ablauf der Testphase endet der Zugang automatisch, sofern der Kunde kein kostenpflichtiges Abonnement abschließt.
Der Abschluss eines kostenpflichtigen Abonnements erfolgt durch Auswahl eines Tarifs und Hinterlegung einer gültigen Zahlungsmethode.
§ 3 Leistungsbeschreibung
Der Anbieter stellt dem Kunden einen Cloud-basierten E-Mail-Archivierungsdienst zur Verfügung. Der Dienst umfasst insbesondere die Erfassung, Speicherung, Volltextsuche und den Export von E-Mail-Kommunikation sowie Audit-Protokollierung und rollenbasierte Zugriffskontrolle.
Der Dienst stellt die technischen Voraussetzungen für eine GoBD-konforme E-Mail-Archivierung bereit, insbesondere durch unveränderbare Speicherung (Revisionssicherheit), Aufbewahrungsfristen, vollständige Protokollierung und Exportfunktionen. Die Verantwortung für die Einhaltung der GoBD-Anforderungen, insbesondere die vollständige und zeitgerechte Erfassung aller steuerlich relevanten E-Mails, die korrekte Konfiguration sowie die Erstellung einer Verfahrensdokumentation, liegt beim Kunden.
Der Anbieter ist berechtigt, den Dienst weiterzuentwickeln und zu verbessern. Über wesentliche Änderungen, die die Nutzung des Dienstes durch den Kunden erheblich beeinträchtigen könnten, wird der Anbieter den Kunden rechtzeitig informieren.
Der Anbieter strebt eine Verfügbarkeit des Dienstes von 99 % im Jahresmittel an. Geplante Wartungsarbeiten sowie Ausfälle aufgrund höherer Gewalt sind von der Berechnung ausgenommen. Unterschreitet die Verfügbarkeit diesen Wert dauerhaft, steht dem Kunden ein Sonderkündigungsrecht gemäß § 8 Abs. 5 zu.
§ 4 Pflichten des Kunden
Der Kunde ist verpflichtet, bei der Registrierung vollständige und korrekte Angaben zu machen und diese aktuell zu halten. Der Kunde ist für die Sicherheit seiner Zugangsdaten verantwortlich und hat den Anbieter unverzüglich über eine unbefugte Nutzung seines Kontos zu informieren.
Der Kunde ist für sämtliche Handlungen verantwortlich, die unter seinem Konto vorgenommen werden, einschließlich der Handlungen der von ihm eingerichteten Benutzer.
Der Kunde trägt die Verantwortung für die vollständige und rechtzeitige Zuführung aller zu archivierenden E-Mails an den Dienst. Die Einrichtung und Konfiguration der E-Mail-Weiterleitung (z. B. BCC-Regeln, Journaling) liegt im Verantwortungsbereich des Kunden.
Der Kunde trägt die alleinige Verantwortung für die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (insbesondere GoBD, § 257 HGB, § 147 AO) sowie für die Erstellung und Pflege seiner Verfahrensdokumentation.
Der Kunde verpflichtet sich, den Dienst ausschließlich zum Zweck der rechtmäßigen E-Mail-Archivierung zu nutzen. Dem Kunden ist es insbesondere untersagt:
- den Dienst zur Speicherung rechtswidriger Inhalte zu verwenden;
- unbefugt auf den Dienst, andere Konten oder verbundene Systeme zuzugreifen;
- den Dienst in seiner Integrität oder Leistungsfähigkeit zu beeinträchtigen;
- den Dienst ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Anbieters an Dritte weiterzuverkaufen oder unterzulizenzieren;
- den Dienst zu dekompilieren, zu disassemblieren oder zurückzuentwickeln.
Bei Verstößen gegen diese Pflichten ist der Anbieter berechtigt, den Zugang des Kunden zum Dienst ganz oder teilweise zu sperren.
Der Kunde muss sicherstellen, dass alle Personen, deren E-Mail-Korrespondenz uber den Dienst archiviert wird, als Benutzer im System registriert sind. Der Dienst bietet eine automatische Erkennung nicht zugewiesener E-Mail-Adressen, um den Kunden bei der vollstandigen Benutzerregistrierung zu unterstutzen. Das Versaumnis, Benutzer zu registrieren, deren E-Mails archiviert werden, stellt einen Verstoss gegen diese Bedingungen dar.
§ 5 Datenschutz und Auftragsverarbeitung
Im Rahmen der Leistungserbringung verarbeitet der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO. Die Einzelheiten der Auftragsverarbeitung sind im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geregelt, der unter /avv abrufbar ist und integraler Bestandteil dieser AGB ist.
Der Kunde ist für die in den archivierten E-Mails enthaltenen personenbezogenen Daten datenschutzrechtlich verantwortlich (Verantwortlicher im Sinne der DSGVO). Er stellt sicher, dass die Nutzung des Dienstes im Einklang mit den geltenden Datenschutzvorschriften erfolgt.
Alle Daten werden ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union gespeichert und verarbeitet.
Weitere Informationen zur Datenverarbeitung finden sich in der Datenschutzerklärung des Anbieters unter /privacy.
§ 6 Datensicherheit und Vertraulichkeit
Der Anbieter verpflichtet sich, die archivierten E-Mails und Daten des Kunden nicht an Dritte weiterzugeben oder offenzulegen, es sei denn, der Kunde hat dies ausdrücklich gestattet oder der Anbieter ist hierzu gesetzlich verpflichtet.
Alle Daten werden im Ruhezustand und bei der Übertragung verschlüsselt. Die Verschlüsselungsschlüssel sind mandantenspezifisch getrennt.
Verschlüsselungsschlüssel können weder von Dritten noch von Mitarbeitern des Anbieters ausgelesen werden, es sei denn, der Kunde erteilt über sein Kundenportal ausdrücklich eine Support-Zugangsfreigabe.
Mitarbeiter und Unterauftragnehmer des Anbieters sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.
§ 7 Vergütung und Zahlungsbedingungen
Die Anzahl der erforderlichen Lizenzen ergibt sich aus dem hoheren der folgenden Werte: (a) die Anzahl der aktiven registrierten Benutzer oder (b) der gesamte verbrauchte Speicherplatz geteilt durch das Speicherkontingent pro Lizenz des gewahlten Tarifs, aufgerundet auf die nachste ganze Zahl. Die Gebuhren richten sich nach dem vom Kunden zum Zeitpunkt des Abonnements gewahlten Tarif. Aktuelle Speicherkontingente pro Lizenz und Preise sind auf der Website des Anbieters verfugbar.
Die Abrechnung erfolgt monatlich oder jährlich im Voraus, je nach gewähltem Abrechnungszeitraum. Die Zahlung erfolgt per Kreditkarte über den Zahlungsdienstleister Stripe.
Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.
Bei fehlgeschlagener Zahlung wird der Einzug automatisch wiederholt. Der Anbieter ist berechtigt, den Zugang zum Dienst bei ausbleibender Zahlung zu sperren, ohne dass dem Kunden hieraus ein Anspruch auf eine bestimmte Nachfrist entsteht.
Erfolgt nach Sperrung keine Zahlung innerhalb von drei Monaten, ist der Anbieter zur außerordentlichen Kündigung des Vertrages berechtigt.
Der Anbieter kann die Preise mit einer Ankündigungsfrist von sechs Wochen vor Beginn eines neuen Abrechnungszeitraums anpassen. § 12 dieser AGB findet entsprechend Anwendung.
§ 8 Laufzeit und Kündigung
Die kostenlose Testphase endet automatisch nach Ablauf des auf der Website angegebenen Zeitraums. Eine automatische Umwandlung in ein kostenpflichtiges Abonnement erfolgt nicht.
Kostenpflichtige Abonnements verlängern sich automatisch um den jeweiligen Abrechnungszeitraum (monatlich oder jährlich), sofern der Kunde nicht vor Ablauf des laufenden Abrechnungszeitraums kündigt.
Der Kunde kann das Abonnement jederzeit mit Wirkung zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums kündigen.
Der Anbieter kann den Vertrag aus wichtigem Grund außerordentlich kündigen, insbesondere bei:
- wesentlichem Verstoß des Kunden gegen diese AGB;
- Zahlungsverzug von mehr als drei Monaten gemäß § 7 Abs. 5;
- Insolvenzantrag über das Vermögen des Kunden.
Unterschreitet die Verfügbarkeit des Dienstes den in § 3 Abs. 4 genannten Wert dauerhaft, steht dem Kunden ein Sonderkündigungsrecht mit einer Frist von 30 Tagen zu.
Nach Beendigung des Vertrages hat der Kunde die Möglichkeit, seine archivierten Daten innerhalb von 30 Tagen zu exportieren. Nach Ablauf dieser Frist werden sämtliche Daten des Kunden gelöscht.
Der Kunde trägt nach Vertragsende die alleinige Verantwortung für die Einhaltung fortbestehender gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
§ 9 Mängelgewährleistung
Der Anbieter gewährleistet, dass der Dienst im Wesentlichen der jeweils aktuellen Leistungsbeschreibung entspricht.
Mängel hat der Kunde unverzüglich nach Entdeckung in Textform (§ 126b BGB) zu melden (Rügeobliegenheit).
Der Anbieter wird gemeldete Mängel innerhalb angemessener Frist nachbessern. Die Nachbesserung ist die vorrangige Gewährleistungsform.
Schlägt die Nachbesserung nach angemessener Frist und mindestens zwei Versuchen fehl, stehen dem Kunden die gesetzlichen Gewährleistungsrechte zu.
§ 10 Haftungsbeschränkung
Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer fahrlässigen oder vorsätzlichen Pflichtverletzung des Anbieters beruhen, sowie für Schäden, die auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit beruhen.
Bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) durch einfache Fahrlässigkeit haftet der Anbieter der Höhe nach begrenzt auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden. Die Haftung ist in diesem Fall auf die Summe der vom Kunden in den letzten zwölf Monaten vor dem schadensbegründenden Ereignis gezahlten Vergütung begrenzt (Jahresvertragswert).
Im Übrigen ist die Haftung des Anbieters für einfache Fahrlässigkeit ausgeschlossen.
Die Haftung für Datenverlust ist auf den Aufwand begrenzt, der bei ordnungsgemäßer und regelmäßiger Datensicherung durch den Kunden (insbesondere regelmäßiger Datenexport) zur Wiederherstellung der Daten erforderlich gewesen wäre.
Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der Mitarbeiter, Vertreter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.
Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz sowie aus übernommenen Garantien bleibt unberührt.
§ 11 Freistellung
Der Kunde stellt den Anbieter von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die gegen den Anbieter aufgrund von Inhalten erhoben werden, die der Kunde über den Dienst archiviert hat, soweit der Kunde die Rechtsverletzung zu vertreten hat.
Der Kunde stellt den Anbieter ferner von Ansprüchen frei, die sich aus einer rechtswidrigen Nutzung des Dienstes durch den Kunden oder dessen Benutzer ergeben.
Der Kunde unterstützt den Anbieter bei der Rechtsverteidigung und stellt dem Anbieter die hierfür erforderlichen Informationen unverzüglich zur Verfügung.
§ 12 Änderung der AGB
Der Anbieter ist berechtigt, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, soweit dies unter Berücksichtigung der Interessen des Anbieters für den Kunden zumutbar ist, insbesondere wenn die Änderung keine wesentliche Verschlechterung der vertraglich geschuldeten Leistung zur Folge hat.
Der Anbieter wird den Kunden über geplante Änderungen mindestens sechs Wochen vor deren Inkrafttreten per E-Mail an die im Konto hinterlegte E-Mail-Adresse informieren und dabei auf die wesentlichen Änderungen hinweisen.
Der Kunde kann den Änderungen innerhalb von vier Wochen nach Zugang der Mitteilung in Textform widersprechen. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb dieser Frist, gelten die Änderungen als genehmigt. Der Anbieter wird den Kunden in der Änderungsmitteilung auf die Widerspruchsfrist und die Folgen eines unterlassenen Widerspruchs hinweisen.
Widerspricht der Kunde, steht beiden Parteien ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des geplanten Inkrafttretens der Änderung zu. Bis zur Beendigung des Vertrages gelten die bisherigen AGB fort.
§ 13 Unterauftragnehmer
Der Anbieter ist berechtigt, zur Erbringung des Dienstes Unterauftragnehmer einzusetzen, insbesondere für Hosting, Infrastruktur und Zahlungsabwicklung.
Der Anbieter bleibt gegenüber dem Kunden für die ordnungsgemäße Leistungserbringung verantwortlich.
Eine Liste der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter ist Bestandteil des AVV.
§ 14 Schlussbestimmungen
Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).
Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesen AGB ist Celle, soweit der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.
Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht. Anstelle der unwirksamen Bestimmung gilt diejenige wirksame Bestimmung als vereinbart, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.
Die deutsche Fassung dieser AGB ist rechtsverbindlich. Die englische Fassung dient ausschließlich der Information.
Erklärungen in Zusammenhang mit diesen AGB bedürfen der Textform (§ 126b BGB). E-Mail genügt dem Textformerfordernis.
Der Anbieter ist berechtigt, das Vertragsverhältnis auf eine Nachfolgegesellschaft (UG oder GmbH) zu übertragen, an der Martin Becker eine Mehrheitsbeteiligung hält. Der Leistungsumfang und alle bestehenden vertraglichen Pflichten bleiben von einer solchen Übertragung unberührt.
Der Anbieter wird den Kunden über eine solche Übertragung mindestens 30 Tage im Voraus per E-Mail informieren. Der Kunde hat das Recht, den Vertrag aus wichtigem Grund zum Zeitpunkt der Übertragung zu kündigen.