Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine neue Pflicht: Alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen im B2B-Bereich müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen im Sinne des § 14 UStG zu empfangen. Was zunächst wie eine rein technische Anforderung klingt, hat weitreichende Konsequenzen für Buchhaltung, IT und Archivierung. Denn wer E-Rechnungen empfängt, muss sie auch revisionssicher aufbewahren. Dabei gelten andere Regeln als bei klassischen PDF-Rechnungen per E-Mail.

Dieser Artikel erklärt, was XRechnung und ZUGFeRD sind, was die GoBD in der aktuellen Fassung dazu fordert, und welche Rolle die E-Mail als Transportweg bei der Archivierung spielt.

Was ist eine E-Rechnung nach § 14 UStG?

Seit der Änderung des § 14 UStG unterscheidet der Gesetzgeber klar zwischen zwei Rechnungstypen:

• Elektronische Rechnung (E-Rechnung): Eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die Formate XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0) erfüllen diese Definition.
• Sonstige Rechnung: PDF per E-Mail, gescannte Papierrechnung, Word-Dokument. Alles, was keine maschinenlesbare Struktur nach EN 16931 enthält.

Wichtig: Ein einfaches PDF per E-Mail gilt seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Ab 1. Januar 2027 dürfen Rechnungen zwischen B2B-Unternehmen in Deutschland grundsätzlich nur noch als E-Rechnung ausgestellt werden (mit wenigen Ausnahmen, etwa für Rechnungen unter 250 Euro oder an Privatpersonen).

Die Empfangspflicht gilt bereits jetzt. Ihre Kunden und Lieferanten können Ihnen bereits heute XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen senden, und Sie müssen diese verarbeiten und archivieren können.

XRechnung vs. ZUGFeRD: Unterschiede und Gemeinsamkeiten

Beide Formate implementieren die europäische Norm EN 16931 und sind in Deutschland zulässige E-Rechnungsformate. Sie unterscheiden sich jedoch erheblich in Aufbau und praktischer Handhabung.

XRechnung ist das deutsche CIUS (Core Invoice Usage Specification) der EU-Norm EN 16931. Es ist rein XML-basiert und enthält keinerlei visuelle Darstellung. Wer eine XRechnung öffnen möchte, benötigt einen Viewer, etwa den kostenlosen Validator der KoSIT oder eine Funktion im ERP-System.

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format: Eine PDF/A-3-Datei, in die eine XML-Datei nach UN/CEFACT-Standard eingebettet ist. Das PDF ist für Menschen lesbar, das XML für Maschinen. ZUGFeRD 2.x ist technisch identisch mit dem französischen Standard Factur-X, was den grenzüberschreitenden Einsatz erleichtert.

GoBD 2025: Was muss archiviert werden?

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) wurden zuletzt mit der 2. Änderung vom 14. Juli 2025 angepasst. Die wichtigste Klarstellung für die E-Rechnungsarchivierung lautet:

Bei einer E-Rechnung, die als strukturierte Daten (XML) empfangen wird, muss das XML archiviert werden. Die Archivierung einer visuellen Darstellung (PDF) ist nicht erforderlich.

Das klingt simpel, hat aber praktische Konsequenzen:

• Eine XRechnung besteht nur aus XML. Dieses XML ist das Original und muss unverändert archiviert werden.
• Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einem PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Hier gilt: Der gesamte Container (also das PDF/A-3 inklusive eingebettetem XML) muss archiviert werden. Es reicht nicht, nur das extrahierte XML oder nur das PDF zu speichern.
• Änderungen am Original sind verboten. Das Dokument muss so aufbewahrt werden, wie es empfangen wurde: keine Konvertierung, keine Komprimierung, keine Neuformatierung.

Die Aufbewahrungsfrist beträgt nach § 14b UStG acht Jahre.

Unveränderlichkeit und Nachvollziehbarkeit

Die GoBD fordert außerdem, dass jede Änderung am archivierten Dokument protokolliert wird und das Original rekonstruierbar bleibt. Ein einfaches Dateisystem oder ein freigegebener Netzwerkordner erfüllt diese Anforderungen nicht. Das Archivsystem muss technisch verhindern, dass Dokumente nach der Einlagerung verändert oder gelöscht werden, oder jede Änderung revisionssicher protokollieren.

Ausnahme: Wann der PDF-Teil doch archiviert werden muss

Bei ZUGFeRD-Rechnungen ist der PDF-Teil bereits Bestandteil des Originaldokuments und wird automatisch mitarchiviert, wenn das gesamte PDF/A-3 gespeichert wird. Eine gesonderte Entscheidung ist hier nicht nötig.

Anders verhält es sich, wenn ein Lieferant eine Rechnung als PDF und zusätzlich als separate XML-Datei sendet. In diesem Fall handelt es sich um zwei separate Dokumente. Das XML ist die E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG und muss archiviert werden. Das PDF ist eine "sonstige Rechnung". Seine Archivierung ist nicht zwingend, kann aber aus geschäftlichen Gründen sinnvoll sein.

Eine weitere Ausnahme: Wenn ein Unternehmen das XML einer XRechnung intern in ein lesbares PDF umwandelt, darf dieses PDF das Original-XML nicht ersetzen. Das XML muss weiterhin im Archiv vorliegen.

E-Mail als Transportweg: Was passiert mit der E-Mail selbst?

XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen werden häufig per E-Mail übermittelt, als Anhang. Das wirft die Frage auf: Muss die E-Mail selbst archiviert werden?

Die Antwort ist differenziert:

Die E-Mail ist der Transportweg, nicht die Rechnung. Die rechtlich relevante Information ist der Anhang (das XML oder das PDF/A-3). Die E-Mail selbst enthält in der Regel keine zusätzlichen steuerlich relevanten Informationen, die nicht bereits im Anhang enthalten sind.

Dennoch gibt es gute Gründe, auch die E-Mail zu archivieren:

• Der E-Mail-Zeitstempel dokumentiert, wann die Rechnung eingegangen ist, was für Zahlungsfristen und den Vorsteuerabzug relevant sein kann.
• Wenn der E-Mail-Text kaufmännisch relevante Informationen enthält (etwa abweichende Zahlungskonditionen, Hinweise auf Gutschriften oder Korrekturen), ist die E-Mail selbst aufbewahrungspflichtig nach GoBD.
• Ein Prüfer kann die E-Mail als Beleg für den Empfang anfordern.

Praktische Empfehlung: Archivieren Sie sowohl die E-Mail als auch den Anhang. Eine vollständige E-Mail-Archivierungslösung bewahrt beides im Originalformat auf und verknüpft die Anhänge mit der zugehörigen E-Mail.

Workflow: E-Rechnung per E-Mail empfangen und archivieren

Ein typischer Workflow für den E-Rechnungsempfang per E-Mail sieht so aus:

1. Empfang der E-Mail

Die E-Mail geht im Postfach der Buchhaltung ein. Der Anhang ist entweder eine XML-Datei (XRechnung) oder eine PDF/A-3-Datei (ZUGFeRD).

2. Automatische Archivierung der E-Mail

Das E-Mail-Archivierungssystem erfasst die E-Mail unmittelbar beim Eingang, inklusive aller Anhänge im Originalformat. Der Zeitstempel des Eingangs wird unveränderlich protokolliert.

3. Übergabe an das ERP- oder Buchhaltungssystem

Die XML-Datei wird an das ERP-System übergeben, das die strukturierten Daten automatisch in den Buchungsprozess übernimmt. Bei ZUGFeRD kann das System entweder das eingebettete XML extrahieren oder das gesamte PDF/A-3 verarbeiten.

4. Prüfung und Freigabe

Der Buchhalter prüft die eingelesenen Daten und gibt die Rechnung zur Zahlung frei. Der visuelle PDF-Teil von ZUGFeRD erleichtert diese Prüfung.

5. Langzeitarchivierung

Das ERP-System oder ein separates DMS speichert das Originaldokument (XML oder PDF/A-3) für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Das E-Mail-Archiv hält parallel die Original-E-Mail vor.

Die Originalformate dürfen in keinem Schritt verändert werden, und der Archivierungszeitpunkt muss eindeutig nachweisbar sein.

Technische Anforderungen an das Archivsystem

Ein GoBD-konformes Archivsystem für E-Rechnungen muss folgende Anforderungen erfüllen:

XML-Dateien (XRechnung) und PDF/A-3-Dateien (ZUGFeRD) müssen bitgenau im Originalformat gespeichert werden, ohne automatische Konvertierung oder Komprimierung mit Informationsverlust.

Nach der Einlagerung darf das Dokument nicht mehr verändert werden. Änderungen müssen protokolliert werden, das Original muss rekonstruierbar bleiben.

Das System muss relevante Metadaten erfassen: Empfangszeitpunkt, Absender, Empfänger, Dateiname, Dateigröße, Prüfsumme (z.B. SHA-256).

Der Prüfer muss Dokumente nach Absender, Datum, Betrag oder anderen Kriterien auffinden können. Bei XML-Dateien erfordert das eine strukturierte Indexierung der XML-Felder.

Das System muss Zugriffsrechte durchsetzen und protokollieren, wer wann auf welches Dokument zugegriffen hat.

Im Rahmen einer Betriebsprüfung muss das Finanzamt auf die archivierten Daten zugreifen können, entweder direkt (Z1-Zugriff) oder durch einen strukturierten Datenexport (Z3-Zugriff nach GoBD).

Das System muss Rechnungen mindestens acht Jahre aufbewahren und während dieser Zeit jederzeit lesbar halten.

Besonderheit: XML-Archivierung in der E-Mail-Archivierung

Klassische E-Mail-Archivierungssysteme speichern E-Mails im EML- oder MIME-Format inklusive aller Anhänge. Das bedeutet: Wenn eine XRechnung als Anhang empfangen wird, ist das XML automatisch Bestandteil der archivierten E-Mail.

Das ist ein wichtiger Vorteil: Die E-Mail-Archivierung deckt den Transportweg ab und bewahrt den Anhang im Originalformat. Für die steuerliche Archivierung der Rechnung selbst kann zusätzlich eine Übergabe an das ERP-System oder ein DMS erfolgen. Die E-Mail-Archivierung dient dann als Sicherheitsnachweis für Empfangszeitpunkt und Vollständigkeit.

E-Rechnungen mit EasyMailArchive archivieren

EasyMailArchive archiviert alle eingehenden und ausgehenden E-Mails automatisch, inklusive Anhänge im Originalformat. XRechnungen (XML) und ZUGFeRD-Rechnungen (PDF/A-3) werden zusammen mit der zugehörigen E-Mail unveränderlich gespeichert.

Das System erfasst den genauen Eingangszeitpunkt, indiziert Anhänge für die Volltextsuche und hält Dokumente während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit abrufbar. Der Zugriff ist rollenbasiert: Buchhalter sehen nur die für sie freigegebenen Postfächer, der Datenschutzbeauftragte kann Zugriffsrechte und Protokolle einsehen.

Wenn Sie prüfen möchten, ob Ihre aktuelle E-Mail-Archivierung für die E-Rechnungspflicht gerüstet ist, können Sie EasyMailArchive 30 Tage kostenlos testen.

Rechtlicher Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Die dargestellten Anforderungen basieren auf dem Stand der GoBD (2. Änderung, Juli 2025) und § 14, § 14b UStG. Für Ihre konkrete Situation empfehlen wir die Abstimmung mit Ihrem Steuerberater.