Sicherheit & Datenschutz
Die Fakten, die ein Käufer vor dem Vertrauen in ein Archiv prüft: Hosting, Mandantentrennung, Verschlüsselung, Backups, Zugriffskontrolle und die beteiligten Unternehmen.
Hosting in Deutschland
- Der Dienst läuft in einem Rechenzentrum der WITT AG in Deutschland. Archivierte E-Mails, Metadaten und Backups bleiben dort.
- Öffentlicher Datenverkehr läuft über Cloudflare für DNS, TLS und DDoS-Schutz. Web-App und APIs sind ausschließlich über TLS erreichbar.
- Website-Statistiken laufen auf unserer eigenen Umami-Instanz in Deutschland: keine Cookies, kein Drittanbieter, Do-Not-Track wird beachtet.
- Fehlererfassung und Verfügbarkeitsüberwachung betreiben wir ebenfalls selbst. Keine Anwendungsdaten verlassen das Rechenzentrum zur Diagnose.
- Aktuelle Verfügbarkeit und Störungen: status.easymailarchive.com
Ein Mandant, eine Datenbank, ein Schlüssel
- Jeder Kunde erhält eine eigene Datenbank und einen eigenen Speicherbereich. Es gibt keine gemeinsame Tabelle, in der die E-Mails zweier Kunden liegen.
- E-Mails und Anhänge werden mit AES-256 verschlüsselt gespeichert. Jeder Mandant hat einen eigenen Schlüssel in einem getrennten Schlüsselverwaltungsdienst, nie neben den Daten.
- Duplikate werden über SHA-256-Prüfsummen von Nachricht, Text und Anhängen erkannt. Eine E-Mail wird einmal gespeichert, ihre Unversehrtheit ist prüfbar.
- Ein Mandant wird mit Datenbank, Speicherbereich und Schlüssel gelöscht. In einem gemeinsamen Speicher bleibt nichts zurück.
Backups und Wiederherstellung
- Jede Nacht läuft ein vollständiges Backup, dazwischen werden Datenbankänderungen fortlaufend gesichert. Backups werden 30 Tage aufbewahrt.
- Jede Nacht geht eine verschlüsselte Kopie der Backups und des Mailspeichers an einen zweiten Standort. Inhalte und Dateinamen werden verschlüsselt, bevor sie das Rechenzentrum verlassen.
- Wiederherstellungen werden auf einer separaten Instanz getestet und mit der Produktion verglichen. Das Verfahren ist erprobt, bevor es gebraucht wird.
- Archivierte E-Mails lassen sich nicht einzeln löschen. Sie verlassen das Archiv nur am Ende der Aufbewahrungsfrist oder mit der Löschung des Mandanten.
Zugriffskontrolle
- Anmeldung mit Passwort und TOTP-Zwei-Faktor-Authentifizierung oder per Einmalcode an die E-Mail-Adresse. Wiederherstellungscodes und Sitzungsverwaltung sind eingebaut.
- Single Sign-on per OIDC mit Microsoft Entra ID, Google oder Okta, damit der Zugriff Ihrem Verzeichnis folgt.
- Drei Rollen: Admin, Auditor und Benutzer. Benutzer sehen die ihnen zugewiesenen Postfächer, Auditoren erhalten Lesezugriff für Prüfungen.
- Jede Aktion im Archiv landet in einem Audit-Log, das Administratoren als CSV exportieren können.
GoBD und DSGVO
- EasyMailArchive deckt die technische Seite der GoBD-Archivierung ab: vollständige Erfassung per Journaling oder BCC, unveränderbare Ablage, Aufbewahrungsregeln je Organisation, Domain oder Postfach, Legal Hold, Audit-Trail und Export als EML oder PDF mit SHA-256-Prüfsummen.
- Eine amtliche GoBD-Zertifizierung für Software gibt es nicht, und wir behaupten keine. Konformität ist eine Eigenschaft Ihres gesamten Verfahrens; wir liefern den technischen Teil und die Fakten für Ihre Verfahrensdokumentation.
- Wir haben kein ISO-27001- oder vergleichbares Zertifikat und behaupten keins. Fragen Sie stattdessen nach dem Bedrohungsmodell und den Kontrollen hinter dieser Seite.
- Kundendaten verarbeiten wir auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Ausschlussregeln halten private Postfächer aus dem Archiv, Aufbewahrungsregeln löschen E-Mails am Ende der Frist.
Unterauftragsverarbeiter
Diese Unternehmen verarbeiten Daten in unserem Auftrag. Die Liste entspricht Anlage 3 des Auftragsverarbeitungsvertrags.
| Anbieter | Zweck | Standort |
|---|---|---|
| WITT AG | Serverinfrastruktur, Hosting | Deutschland |
| Stripe, Inc. | Zahlungsabwicklung, Rechnungsstellung | USA (EU-US Data Privacy Framework) |
| Cloudflare, Inc. | CDN, DNS, DDoS-Schutz | USA (EU-US Data Privacy Framework) |
| mail.kdcp.de | Versand von Anmeldecodes, Einladungen und Benachrichtigungen |
Statistiken (Umami), Fehlererfassung und Verfügbarkeitsüberwachung betreiben wir selbst; sie sind keine Unterauftragsverarbeiter.
Sicherheitslücke melden
Sie haben eine Schwachstelle gefunden? Schreiben Sie uns mit den Schritten zur Reproduktion. Wir bestätigen den Eingang und halten Sie bis zur Behebung auf dem Laufenden.