E-Mail-Archivierung nach GoBD 2025 - Was sich geändert hat

Seit ihrer Einführung im Jahr 2019 ist die GoBD das zentrale Regelwerk für die digitale Buchführung und Belegaufbewahrung in Deutschland. Mit zwei Änderungen in knapp zwei Jahren - zuletzt im Juli 2025 - hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) die Anforderungen an die E-Mail-Archivierung weiter präzisiert. Besonders die verpflichtende Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich hat dabei für Diskussionsbedarf gesorgt: Welches Format muss archiviert werden, wenn eine Rechnung als ZUGFeRD-Datei im E-Mail-Anhang ankommt?

Dieser Beitrag gibt Ihnen einen strukturierten Überblick über die Änderungen und zeigt, was Sie in der Praxis konkret tun müssen.

Was ist die GoBD - und warum betrifft sie jedes Unternehmen?

Die GoBD - offiziell "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Fuhrtung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" - sind ein BMF-Schreiben, das die gesetzlichen Anforderungen aus Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO) für die digitale Praxis konkretisiert.

Die GoBD richten sich an alle Unternehmen, die buchfuhrungspflichtig sind oder freiwillig Bücher führen. Das umfasst:

• Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) und Personengesellschaften
• Einzelkaufleute ab den Schwellenwerten nach §241a HGB
• Freiberufler und Selbstständige, soweit steuerrelevante Aufzeichnungen betroffen sind

In der Praxis bedeutet das: Fast jedes Unternehmen in Deutschland ist betroffen. Und da geschäftliche Kommunikation heute überwiegend per E-Mail läuft, sind die Anforderungen an die E-Mail-Archivierung ein Kernthema der GoBD-Konformität.

Die grundlegenden Prinzipien der GoBD sind dabei unverändert geblieben:

• Unveränderbarkeit: Archivierte Belege dürfen nach der Speicherung nicht modifiziert werden.
• Vollständigkeit: Alle steuerrelevanten Unterlagen müssen lückenlos erfasst sein.
• Nachvollziehbarkeit: Änderungen und Zugriffe müssen protokolliert werden.
• Maschinelle Auswertbarkeit: Die Daten müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar und auswertbar bleiben.

Was sich geändert hat, sind die konkreten Anforderungen im Umgang mit E-Rechnungen und Hybridformaten.

Timeline: Von der GoBD 2019 zur 2. Änderung 2025

Die 1. Änderung vom März 2024 betraf vor allem steuerverfahrensrechtliche Aspekte. Mit der Einführung des neuen §158 AO durch das Jahressteuergesetz 2022 wurde die Schätzungsbefugnis der Finanzbehörden neu geregelt - die GoBD müsste entsprechend angepasst werden. Außerdem wurden die Anforderungen an cloudbasierte Buchführungssysteme konkretisiert: Cloud-Lösungen müssen dieselben GoBD-Anforderungen erfüllen wie lokale Systeme, insbesondere hinsichtlich Unveränderbarkeit und Verfahrensdokumentation.

Die 2. Änderung vom Juli 2025 kam direkt als Reaktion auf die neuen E-Rechnungsanforderungen, die seit dem 1. Januar 2025 gelten. Sie beantwortet die praktischen Fragen, die sich aus dem neuen §14 UStG ergaben.

Kernänderung 1: E-Rechnungen - XML statt PDF archivieren

Die wichtigste Klarstellung der 2. GoBD-Änderung betrifft das Archivierungsformat bei E-Rechnungen.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmer im B2B-Bereich in der Lage sein, E-Rechnungen nach §14 UStG zu empfangen. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt wird, das eine vollautomatische Verarbeitung ermöglicht. Wichtig: Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung im Sinne von §14 UStG.

In Deutschland sind zwei Formate verbreitet:

• XRechnung: Der offizielle deutsche Standard (CIUS der EN 16931), aktuelle Version 3.0.2. Eine reine XML-Datei ohne visuellen Teil.
• ZUGFeRD: Ein Hybridformat, das XML-Daten (UN/CEFACT) in eine PDF/A-3-Datei einbettet. Version 2.4 ist technisch identisch mit dem französischen Format Factur-X.

Die 2. GoBD-Änderung stellt nun klar: Der steuerrelevante Teil einer E-Rechnung ist der strukturierte XML-Datensatz, nicht die visuelle Darstellung. Für die Archivierung gilt daher:

• Bei einer XRechnung (reine XML-Datei): Die XML-Datei muss im Originalformat archiviert werden.
• Bei einer ZUGFeRD-Datei: Der eingebettete XML-Datensatz ist das maßgebliche Belegdokument und muss in einem zugriffsfähigen Format archiviert werden.

Das bedeutet eine Abkehr von der früher üblichen Praxis, Rechnungen stets als PDF aufzubewahren. Wer eine XRechnung als XML-Datei per E-Mail erhält, muss genau diese XML-Datei archivieren - nicht eine selbst erstellte PDF-Ansicht davon.

Praktisches Beispiel: Ihr Lieferant schickt Ihnen eine Rechnung als XRechnung-Datei (invoice.xml) im E-Mail-Anhang. Sie müssen diese XML-Datei unverändert archivieren. Eine Konvertierung in PDF vor der Archivierung ist nicht GoBD-konform, wenn die XML-Datei danach gelöscht wird.

Kernänderung 2: Hybridformate (ZUGFeRD) - Wann muss der PDF-Teil mit archiviert werden?

Bei ZUGFeRD-Dokumenten stellt sich die praktische Frage: Genügt es, nur den XML-Teil zu archivieren, oder muss die gesamte PDF/A-3-Datei erhalten bleiben?

Die 2. GoBD-Änderung gibt hier eine pragmatische Antwort:

Das Gesamtdokument (PDF/A-3 mit eingebettetem XML) sollte archiviert werden, solange es das Original ist. Der Grund: Die PDF/A-3-Datei ist das Original, wie es übermittelt wurde. Den XML-Teil herauszulösen und separat zu speichern würde bedeuten, das Original zu verändern - was der Unveranderbarkeitsanforderung der GoBD widerspricht.

Konkret bedeutet das:

Ein Archivierungssystem, das E-Mail-Anhänge automatisch und unverändert speichert, ist hier klar im Vorteil: Es archiviert die Dateien so, wie sie empfangen wurden, ohne dass Mitarbeiter manuell entscheiden müssen, welches Format relevant ist.

Kernänderung 3: Originalformat-Pflicht bleibt bestehen

Die 2. GoBD-Änderung hat auch klargestellt, was sich nicht geändert hat: Die Pflicht zur Aufbewahrung im Originalformat bleibt unverändert bestehen.

Bereits in der Grundfassung von 2019 galt: Elektronische Unterlagen müssen grundsätzlich in dem Format archiviert werden, in dem sie entstanden oder empfangen wurden (Originalformat-Pflicht). Eine Konvertierung in ein anderes Format - etwa von XML in PDF oder von DOCX in PDF - ist nur dann zulässig, wenn das Original zusätzlich aufbewahrt wird oder wenn das Zielformat nachweislich alle relevanten Informationen unverändert enthält.

Für E-Mails selbst gilt: Eine E-Mail, die als Handelsbrief oder Buchungsbeleg einzustufen ist, muss so archiviert werden, dass Header, Absender, Empfänger, Zeitstempel und Inhalt vollständig erhalten bleiben. Eine Archivierung nur des Textkörpers - ohne Metadaten - erfüllt diese Anforderung nicht.

Aufbewahrungsfristen: Was sich durch das BEG IV geändert hat

Neben den GoBD-Änderungen gibt es eine weitere wichtige Neuerung, die seit dem 1. Januar 2025 gilt: Das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) hat die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege nach §147 AO von 10 auf 8 Jahre verkürzt.

Damit gelten aktuell folgende Fristen:

Wichtiger Hinweis: Die Fristverkürzung gilt für alle Belege, deren alte 10-Jahres-Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a EGAO). Ein Beleg aus 2018 ist damit nur noch bis Ende 2026 aufzubewahren statt bis Ende 2028. Für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute greift die Verkürzung ein Jahr später. Außerdem können vertragliche oder branchenspezifische Aufbewahrungspflichten längere Fristen vorsehen.

Für die Praxis empfiehlt es sich, das Archivierungssystem so zu konfigurieren, dass es zwischen Buchungsbelegen (8 Jahre) und Geschäftskorrespondenz (6 Jahre) unterscheidet - oder vorsorglich alle E-Mails für 10 Jahre aufzubewahren, um Abgrenzungsfragen zu vermeiden.

Was bedeutet das für die E-Mail-Archivierung?

Die GoBD-Änderungen 2024 und 2025 haben konkrete Konsequenzen für den Einsatz von E-Mail-Archivierungssystemen.

Anhänge müssen unverändert archiviert werden

Ein Archivierungssystem, das nur den E-Mail-Text speichert oder Anhänge in ein einheitliches Format konvertiert, genügt den GoBD-Anforderungen nicht mehr - zumindest nicht, wenn dabei XML-basierte E-Rechnungen betroffen sind. Das System muss in der Lage sein, Anhänge im Originalformat zu speichern und bei Bedarf zugänglich zu machen.

XML-Anhänge müssen auswertbar bleiben

Die maschinelle Auswertbarkeit ist eine GoBD-Grundanforderung. Bei XML-Dateien bedeutet das: Das Archivierungssystem oder der Steuerberater muss in der Lage sein, die XML-Daten bei einer Betriebsprüfung maschinell auszuwerten. Eine Archivierung, bei der XML-Dateien zwar gespeichert, aber nicht zugreifbar sind, erfüllt diese Anforderung nicht.

Die Verfahrensdokumentation muss aktualisiert werden

Die GoBD verlangt eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie buchungsrelevante Daten erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden. Mit der Einführung der E-Rechnung und den GoBD-Änderungen muss diese Dokumentation aktualisiert werden, um die neuen Prozesse abzubilden. Das gilt insbesondere für den Empfang und die Weiterverarbeitung von XRechnungen und ZUGFeRD-Dokumenten.

Cloudbasierte Systeme müssen GoBD-Anforderungen nachweisen können

Die 1. GoBD-Änderung von März 2024 hat die Anforderungen an cloudbasierte Systeme konkretisiert. Wer ein SaaS-Archivierungssystem einsetzt, sollte prüfen, ob der Anbieter eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation vorlegen kann und die Unveränderbarkeit der archivierten Daten technisch gewährleistet ist.

Checkliste: 5 Schritte zur GoBD-2025-Konformität

Nutzen Sie diese Checkliste, um den aktuellen Stand Ihres Unternehmens zu bewerten:

Schritt 1: E-Rechnungsempfang prüfen. Kann Ihr Unternehmen XRechnungen (XML) und ZUGFeRD-Dateien (PDF/A-3) empfangen und verarbeiten? Seit dem 1. Januar 2025 sind Sie nach §14 UStG dazu verpflichtet, E-Rechnungen entgegenzunehmen.

Schritt 2: Archivierungsformat kontrollieren. Archiviert Ihr System E-Mail-Anhänge im Originalformat? Insbesondere XML-Dateien dürfen nicht automatisch in PDF konvertiert und das Original gelöscht werden.

Schritt 3: Aufbewahrungsfristen anpassen. Überprüfen Sie, ob Ihr Archivierungssystem die neuen Fristen nach §147 AO beachtet: 8 Jahre für Buchungsbelege (seit 1. Januar 2025), 6 Jahre für Geschäftskorrespondenz.

Schritt 4: Verfahrensdokumentation aktualisieren. Beschreibt Ihre Verfahrensdokumentation den Umgang mit E-Rechnungen, deren Empfang, Verarbeitung und Archivierung? Wenn nicht, muss sie angepasst werden.

Schritt 5: Revisionssicherheit des Archivierungssystems bestätigen. Kann Ihr Archivierungsanbieter schriftlich bestätigen, dass das System die GoBD-Anforderungen an Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und maschinelle Auswertbarkeit erfüllt?

GoBD-konforme Archivierung mit EasyMailArchive

EasyMailArchive archiviert eingehende und ausgehende E-Mails automatisch und unverändert - einschließlich aller Anhänge im Originalformat. Das bedeutet: XRechnungen werden als XML archiviert, ZUGFeRD-Dokumente als vollständige PDF/A-3-Datei, so wie sie empfangen wurden.

Das System ist darauf ausgelegt, die Anforderungen des BMF-Schreibens GoBD zu erfüllen:

• Tamper-proof storage gewährleistet Unveränderbarkeit nach der Archivierung
• Vollständige Metadaten (Header, Absender, Empfänger, Zeitstempel) werden pro E-Mail gespeichert
• Konfigurierbare Aufbewahrungsfristen unterstützen die differenzierten Fristen nach §147 AO
• Auditprotokoll dokumentiert alle Zugriffe und Aktionen
• EU-Hosting hält Ihre Daten in der deutschen und europäischen Rechtsordnung

Wenn Sie wissen möchten, ob Ihre aktuelle Archivierungslösung die Anforderungen der GoBD 2025 erfüllt, können Sie EasyMailArchive kostenlos testen und die Konfiguration Ihren gesetzlichen Anforderungen anpassen.

Quellen und rechtliche Grundlagen:

• GoBD (28. November 2019): BMF-Schreiben IV A 4 - S 0316/19/10003:001
• 1. Änderung GoBD (11. März 2024): Anpassungen zu §158 AO und cloudbasierten Systemen
• 2. Änderung GoBD (14. Juli 2025): Klarstellungen zur E-Rechnung und Hybridformaten
• §14 UStG: E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich seit 1. Januar 2025 (Wachstumschancengesetz)
• §147 AO: Aufbewahrungsfristen, geändert durch BEG IV (Bürokratieentlastungsgesetz IV) seit 1. Januar 2025
• §257 HGB: Aufbewahrungspflichten für Kaufleute
• XRechnung 3.0.2: CIUS der EN 16931 (europäische Norm für die elektronische Rechnung)
• ZUGFeRD 2.4: Hybridformat, technisch identisch mit Factur-X