Aufbewahrungsfristen für E-Mails: 6, 8 oder 10 Jahre?
Wer im Unternehmen für die E-Mail-Archivierung verantwortlich ist, stolpert früher oder später über eine scheinbar einfache Frage: Wie lange muss ich diese E-Mail eigentlich aufbewahren? Die Antwort hängt davon ab, um welche Art von E-Mail es sich handelt - und seit dem 1. Januar 2025 hat sich die Rechtslage durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) merklich verändert. Dieser Artikel gibt Ihnen einen strukturierten Überblick und zeigt, was sich konkret geändert hat.
Die drei Fristen im Überblick
Seit Inkrafttreten des BEG IV am 1. Januar 2025 gelten in Deutschland folgende Aufbewahrungsfristen für E-Mails:
| Kategorie | Frist (ab 2025) | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Handelsbriefe und Geschäftsbriefe | 6 Jahre | §257 Abs. 1 Nr. 2+3 HGB, §147 Abs. 1 Nr. 2+3 AO |
| Buchungsbelege | 8 Jahre | §257 Abs. 1 Nr. 4 HGB, §147 Abs. 1 Nr. 4+4a AO |
| Rechnungen nach §14b UStG | 8 Jahre | §14b Abs. 1 UStG (angepasst durch BEG IV) |
Die 8 Jahre gelten auch für ältere Belege, deren alte 10-Jahres-Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a EGAO). Ein Buchungsbeleg aus 2018 müsste nach alter Regel bis Ende 2028 aufbewahrt werden, nach neuer Regel endet die Frist Ende 2026.
Hinweis für BaFin-regulierte Unternehmen: Banken, Versicherungen und andere beaufsichtigte Institute profitieren von der Verkürzung auf 8 Jahre erst ab dem 1. Januar 2026. Das BEG IV verzögert die Verkürzung für sie um ein Jahr, damit laufende Ermittlungsverfahren nicht durch vernichtete Belege ins Leere laufen.
Was zählt als Geschäftsbrief - und was als Buchungsbeleg?
Die Unterscheidung ist relevant, denn von ihr hängt ab, ob 6 oder 8 Jahre gelten.
Geschäftsbriefe (6 Jahre)
Ein Geschäftsbrief im Sinne von §257 HGB und §147 AO ist jede Mitteilung, die der Anbahnung, dem Abschluss, der Durchführung oder der Abwicklung eines Handelsgeschäfts dient. Dazu zählen beispielsweise:
- Angebote und Angebotsanfragen
- Auftragsbestätigungen und Bestellungen
- Lieferavise und Versandbestätigungen
- Reklamationen und Mahnungen
- Vertragsverhandlungen per E-Mail
- Allgemeine Geschäftskorrespondenz mit Kunden und Lieferanten
Eine E-Mail, in der Sie einem Kunden ein Angebot unterbreiten oder einen Auftrag bestätigen, ist ein klassischer Geschäftsbrief mit 6-jähriger Aufbewahrungsfrist.
Buchungsbelege (8 Jahre)
Als Buchungsbeleg gilt jedes Dokument, das einen Geschaftsvorfall im Rechnungswesen belegt. Darunter fallen E-Mails, die:
- eine Rechnung enthalten oder transportieren (als Anhang oder im Nachrichtentext)
- eine Zahlungsbestätigung oder einen Zahlungsauftrag beinhalten
- eine Gutschrift oder Stornobestätigung darstellen
- als Grundlage für eine Buchung in der Finanzbuchhaltung dienen
Eine E-Mail, an die eine PDF-Rechnung angehängt ist, ist damit ein Buchungsbeleg - und unterliegt der 8-jährigen Frist. Gleiches gilt für eine E-Mail, die die Freigabe einer Zahlung dokumentiert.
Das Erstqualifikationsrecht des Unternehmens
Eine E-Mail kann sowohl Geschäftsbrief als auch Buchungsbeleg sein. In diesem Fall hat das Unternehmen nach der BFH-Rechtsprechung ein sogenanntes Erstqualifikationsrecht: Es darf selbst entscheiden, welcher Kategorie es das Dokument zuordnet - solange diese Zuordnung nachvollziehbar und konsistent ist. In der Praxis empfiehlt sich aus Vorsichtsgrundsätzen die Zuordnung zur Kategorie mit der längeren Frist.
BFH-Urteil vom 30. April 2025: E-Mails sind Handels- und Geschäftsbriefe
Lange war in der Fachwelt umstritten, ob E-Mails überhaupt als Handels- oder Geschäftsbriefe im Sinne des §147 AO einzustufen sind. Mit dem Urteil XI R 15/23 vom 30. April 2025 hat der Bundesfinanzhof (BFH) diese Frage erstmals höchstrichterlich geklärt: Ja, E-Mails können Handels- und Geschäftsbriefe sein - und unterliegen damit den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
Das Urteil bestätigt, was die GoBD bereits nahegelegt hatten, und schafft nun Rechtssicherheit: Unternehmen, die geschäftliche E-Mails nicht archivieren, erfüllen ihre Aufbewahrungspflichten nicht. Eine selektive Archivierung - etwa nur von E-Mails mit Rechnungsanhang - genügt nicht.
Aus dem Urteil folgt auch das oben erwähnte Erstqualifikationsrecht: Der BFH erkennt an, dass Unternehmen bei Dokumenten, die mehrere Kategorien erfüllen könnten, eine eigene Zuordnung vornehmen dürfen, sofern diese sachgerecht und dokumentiert ist.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?
Die Frist beginnt nicht mit dem Versand oder Empfang einer E-Mail, sondern nach der sogenannten Kalenderjahresende-Regel:
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist.
Ein Beispiel: Eine Auftragsbestätigung vom 15. März 2025 ist ein Geschäftsbrief mit 6-jähriger Frist. Die Frist beginnt nicht am 15. März 2025, sondern am 31. Dezember 2025. Die E-Mail muss daher bis zum 31. Dezember 2031 aufbewahrt werden.
Für Buchungsbelege aus dem Jahr 2025 (8-Jahres-Frist) beginnt die Frist am 31. Dezember 2025 und endet am 31. Dezember 2033.
Diese Verschiebung um maximal ein Jahr wird in der Praxis häufig übersehen - und führt dazu, dass Dokumente zu früh gelöscht werden. Ein gut konfiguriertes Archivierungssystem berechnet die Fristen automatisch korrekt.
Sonderfall: BaFin-regulierte Unternehmen
Für Unternehmen, die der Aufsicht der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) unterliegen - also Banken, Versicherungsgesellschaften, Wertpapierdienstleister und ähnliche Institute - gilt eine Sonderregelung des BEG IV:
Die Verkürzung der Buchungsbelegfrist von 10 auf 8 Jahre tritt für diese Unternehmen erst zum 1. Januar 2026 in Kraft (§257 Abs. 4 HGB in Verbindung mit der BEG-IV-Ubergangsregelung). Hintergrund sind laufende Cum-Ex- und Cum-Cum-Ermittlungsverfahren, für die Belege nicht vorzeitig vernichtet werden sollen.
Bis zum 31. Dezember 2025 gilt für BaFin-regulierte Unternehmen bei Buchungsbelegen weiterhin die 10-Jahres-Frist - unabhängig vom Entstehungsdatum des Belegs.
Praxistipp: Automatische Retention Policies konfigurieren
Die unterschiedlichen Fristen manuell zu verwalten ist fehleranfällig und aufwändig. Moderne E-Mail-Archivierungslösungen ermöglichen es, sogenannte Retention Policies - automatische Aufbewahrungsregeln - direkt im Archiv zu hinterlegen.
Eine sinnvolle Grundkonfiguration für die meisten KMU sieht so aus:
Regel 1 (Standardregel für Geschäftskorrespondenz): Alle eingehenden und ausgehenden E-Mails werden 6 Jahre aufbewahrt, gerechnet ab Ende des Entstehungsjahres.
Regel 2 (Buchungsbelege): E-Mails, die Rechnungen, Zahlungsbestätigungen oder ähnliche buchungsrelevante Dokumente enthalten, werden 8 Jahre aufbewahrt. Die Zuordnung kann über Absenderdomains (z.B. bekannte Lieferanten), Schlagwörter im Betreff oder angehängten Dateitypen automatisiert werden.
Regel 3 (Altbestände vor 2025): Auch für ältere Buchungsbelege gilt die 8-Jahres-Frist ab Ende des Entstehungsjahres. Eine eigene 10-Jahres-Regel für Altbestände ist nicht nötig.
Regel 4 (BaFin, falls zutreffend): Fristen für Buchungsbelege mit dem Steuerberater abstimmen, da für beaufsichtigte Institute die Ubergangsregel um ein Jahr verschoben ist.
Wichtig: Eine Retention Policy darf keine vorzeitige Löschung erzwingen. Sie legt die Mindestaufbewahrungsfrist fest - eine längere Aufbewahrung ist zulässig, sofern Datenschutzanforderungen (DSGVO Art. 5 Abs. 1 lit. e) nicht entgegenstehen.
Was tun mit E-Mails, die keine Geschaftsrelevanz haben?
Rein private E-Mails - etwa Urlaubsvertretungsanfragen unter Kollegen oder informelle interne Absprachen ohne kaufmännischen Bezug - unterliegen keiner gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. In der Praxis ist die Abgrenzung jedoch oft schwierig, und eine falsche Einstufung kann im Prüfungsfall teuer werden.
Viele Unternehmen entscheiden sich deshalb für eine pauschale Archivierung aller eingehenden und ausgehenden E-Mails - kombiniert mit einer 6-jährigen Standardfrist. Das vereinfacht die Verwaltung erheblich und schließt Compliance-Lücken, ohne dass jede E-Mail individuell bewertet werden muss.
Fazit
Die Aufbewahrungsfristen für E-Mails haben sich durch das BEG IV zum 1. Januar 2025 verändert. Die wichtigsten Punkte im Überblick:
- 6 Jahre für Geschäftsbriefe und allgemeine Geschäftskorrespondenz (§147 AO, §257 HGB)
- 8 Jahre für Buchungsbelege (BEG IV), auch für ältere Belege, deren Frist am 31. Dezember 2024 noch lief
- 10 Jahre für Bücher, Jahresabschlüsse und Organisationsunterlagen
- BaFin-Unternehmen profitieren von der Verkürzung auf 8 Jahre erst ab dem 1. Januar 2026
- Fristbeginn ist immer der 31. Dezember des Entstehungsjahres - nicht das Entstehungsdatum selbst
- Das BFH-Urteil XI R 15/23 (April 2025) bestätigt erstmals höchstrichterlich, dass E-Mails Handels- und Geschäftsbriefe sind
Wer diese Fristen manuell verwaltet, trägt ein erhebliches Fehlerrisiko. Eine automatisierte Lösung mit konfigurierbaren Retention Policies ist der sicherere und effizientere Weg.
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