E-Mail-Archivierung in Österreich

In Österreich gibt es kein eigenes Gesetz zur E-Mail-Archivierung. Die Pflicht ergibt sich aus der Bundesabgabenordnung (BAO) und dem Unternehmensgesetzbuch (UGB). Maßgeblich ist der Inhalt: Ist eine E-Mail ein Geschäftsbrief, ein Beleg oder für die Abgabenerhebung bedeutsam, gilt die Aufbewahrungspflicht.

Rechtsgrundlagen

Vorschrift	Was	Frist
§ 132 Abs. 1 BAO	Bücher, Aufzeichnungen, Belege sowie Geschäftspapiere und Unterlagen, die für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind	7 Jahre
§ 212 Abs. 1 UGB	Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, empfangene Geschäftsbriefe, Abschriften der abgesandten Geschäftsbriefe, Buchungsbelege	7 Jahre
§ 132 Abs. 2 BAO	Aufbewahrung auf Datenträgern	zulässig unter Bedingungen

Länger aufzubewahren ist, was für ein anhängiges Abgaben-, Gerichts- oder Behördenverfahren von Bedeutung ist.

Fristbeginn

§ 132 Abs. 1 BAO: Schluss des Kalenderjahres, auf das sich die Unterlagen beziehen. Bei abweichendem Wirtschaftsjahr dessen Ende.
§ 212 Abs. 2 UGB: Schluss des Kalenderjahres, für das die letzte Eintragung vorgenommen wurde.

Beispiel: Eine Rechnung per E-Mail aus dem März 2026 ist bis Ende 2033 aufzubewahren.

Elektronische Aufbewahrung

Nach § 132 Abs. 2 BAO dürfen Unterlagen auf Datenträgern aufbewahrt werden, wenn bis zum Ablauf der Frist jederzeit gewährleistet ist:

vollständige Wiedergabe,
geordnete Wiedergabe,
inhaltsgleiche Wiedergabe,
urschriftgetreue Wiedergabe. Liegt eine Unterlage nur elektronisch vor, entfällt diese Anforderung.

Nach § 132 Abs. 3 BAO muss der Unternehmer auf Verlangen auf eigene Kosten lesbare Wiedergaben bereitstellen.

Umsetzung mit EasyMailArchive

7 Jahre einstellen: Eine Aufbewahrungsregel mit 2555 Tagen (7 × 365) läuft bis zum 31. Dezember des siebten Jahres nach Eingang. Das entspricht dem Fristbeginn zum Jahresende.
Vollständig: Eine BCC- oder Journal-Regel am Mailserver erfasst jede ein- und ausgehende E-Mail.
Unverändert: Jede Nachricht wird verschlüsselt im Original gespeichert. Der Export enthält zu jeder Datei eine SHA-256-Prüfsumme.
Länger bei Verfahren: Legal Hold sperrt einzelne Adressen, Nachrichten oder das ganze Archiv gegen Löschung.
Lesbar vorlegen: Der Export liefert die E-Mails als .eml-Dateien mit Manifest. Das Audit-Protokoll zeigt jeden Zugriff.

Mehr dazu unter Funktionen.

Quellen

Weitere Grundlagen: E-Mail-Archivierung nach GoBD für Unternehmen in Deutschland.

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Dieser Artikel gibt die Rechtslage allgemein wieder und ist keine Rechts- oder Steuerberatung.

Häufig gestellte Fragen

Wie lange müssen E-Mails in Österreich aufbewahrt werden?

Sieben Jahre, wenn sie Geschäftsbriefe, Belege oder für die Abgabenerhebung bedeutsame Unterlagen sind. So regeln es § 132 Abs. 1 BAO und § 212 Abs. 1 UGB. Ist die Unterlage für ein anhängiges Verfahren von Bedeutung, gilt die Pflicht länger.

Wann beginnt die Frist?

Nach § 132 Abs. 1 BAO mit dem Schluss des Kalenderjahres, auf das sich die Unterlagen beziehen, bei abweichendem Wirtschaftsjahr mit dessen Ende. Nach § 212 Abs. 2 UGB mit dem Schluss des Kalenderjahres, für das die letzte Eintragung vorgenommen wurde.

Darf ich E-Mails nur elektronisch aufbewahren?

Ja. § 132 Abs. 2 BAO erlaubt Datenträger, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der Frist jederzeit gewährleistet ist.

Muss ich der Behörde die E-Mails lesbar vorlegen?

Ja. Nach § 132 Abs. 3 BAO stellt der Unternehmer auf eigene Kosten die Hilfsmittel bereit, die zur Lesbarkeit nötig sind, und erstellt bei Bedarf dauerhafte Wiedergaben.