E-Mail-Archivierung in der Schweiz

Die Schweiz kennt kein eigenes Gesetz zur E-Mail-Archivierung. Die Pflicht ergibt sich aus dem Obligationenrecht (OR) und der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV). Entscheidend ist der Inhalt: Gehört eine E-Mail zu den Geschäftsbüchern oder ist sie ein Buchungsbeleg, muss sie aufbewahrt werden.

Rechtsgrundlagen

Vorschrift	Was	Frist
Art. 958f Abs. 1 OR	Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht, Revisionsbericht	10 Jahre
Art. 958f Abs. 3 OR	Elektronische Aufbewahrung	zulässig unter Bedingungen
GeBüV (SR 221.431)	Anforderungen an Führung und Aufbewahrung	Einzelheiten

Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind zusätzlich schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren.

Fristbeginn

Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres.
Beispiel: Geschäftsjahr gleich Kalenderjahr, Rechnung per E-Mail aus dem März 2026: aufzubewahren bis Ende 2036.

Elektronische Aufbewahrung nach GeBüV

Unveränderbare Informationsträger (Art. 9 GeBüV): zulässig, wenn Änderungen oder Löschungen auf dem Träger selbst erkennbar wären.
Veränderbare Informationsträger: zulässig, wenn technische Verfahren die Integrität sichern, der Zeitpunkt der Speicherung nachweisbar ist und Protokolle aufbewahrt werden.
Verfügbarkeit: Bis zum Ende der Frist müssen berechtigte Personen Bücher und Belege in angemessener Frist einsehen und prüfen können. Geräte und Programme dafür sind verfügbar zu halten.
Formate: Das KMU-Portal des Bundes empfiehlt Archivformate wie PDF/A.

Umsetzung mit EasyMailArchive

10 Jahre: Die Standardregel bewahrt jede E-Mail 3650 Tage auf, bis zum 31. Dezember des zehnten Jahres nach Eingang.
Vollständig: Eine BCC- oder Journal-Regel am Mailserver erfasst jede ein- und ausgehende E-Mail.
Integrität: Jede Nachricht wird verschlüsselt im Original gespeichert. Der Export enthält zu jeder Datei eine SHA-256-Prüfsumme, mit der sich Unverändertheit prüfen lässt.
Protokolle: Das Audit-Protokoll zeichnet Anmeldungen, Suchen, Ansichten und Downloads mit Zeitpunkt auf.
Einsicht: Der Export liefert die E-Mails als .eml-Dateien mit Manifest, lesbar mit Outlook, Thunderbird oder Apple Mail.
Länger bei Verfahren: Legal Hold sperrt Adressen, Nachrichten oder das ganze Archiv gegen Löschung.

Mehr dazu unter Funktionen.

Quellen

Weitere Grundlagen: E-Mail-Archivierung nach GoBD für Unternehmen in Deutschland.

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Dieser Artikel gibt die Rechtslage allgemein wieder und ist keine Rechts- oder Steuerberatung.

Häufig gestellte Fragen

Wie lange müssen E-Mails in der Schweiz aufbewahrt werden?

Zehn Jahre, wenn sie zu den Geschäftsbüchern oder Buchungsbelegen gehören, etwa Rechnungen, Bestellungen oder Verträge per E-Mail. So regelt es Art. 958f Abs. 1 OR.

Wann beginnt die Frist?

Mit dem Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR). Bei einem Geschäftsjahr gleich Kalenderjahr endet die Frist für eine E-Mail aus 2026 also Ende 2036.

Ist rein elektronische Aufbewahrung erlaubt?

Ja. Nach Art. 958f Abs. 3 OR können Bücher und Belege elektronisch aufbewahrt werden, wenn sie mit den Geschäftsvorfällen übereinstimmen und jederzeit lesbar gemacht werden können. Die Einzelheiten regelt die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV).

Was verlangt die GeBüV bei veränderbaren Datenträgern?

Veränderbare Informationsträger sind zulässig, wenn technische Verfahren die Integrität sichern, der Zeitpunkt der Speicherung nachweisbar ist und Protokolle aufbewahrt werden. Cloud-Speicher fällt laut KMU-Portal des Bundes unter diese Regeln.