E-Mail-Archivierung nach GoBD
Die GoBD sind die Regeln der Finanzverwaltung für elektronische Bücher und Unterlagen. Sie gelten für jedes Unternehmen, das nach Steuer- oder Handelsrecht Bücher führen oder Unterlagen aufbewahren muss. E-Mails fallen darunter, sobald sie geschäftlich relevant sind: Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Reklamationen, Vertragsänderungen.
Rechtsgrundlage
Die Pflicht selbst steht im Gesetz, die GoBD regeln die Umsetzung:
- § 257 HGB verpflichtet Kaufleute, empfangene Handelsbriefe und Kopien abgesandter Handelsbriefe aufzubewahren.
- § 147 AO dehnt das auf alle steuerlich relevanten Unterlagen aus, auch für Unternehmen, die keine Kaufleute sind.
- Die GoBD (BMF-Schreiben vom 28. November 2019, seitdem mehrfach angepasst) legen fest, wie elektronische Unterlagen aufbewahrt werden: im Originalformat, unveränderbar, vollständig, maschinell auswertbar.
Aufbewahrungsfristen
Seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz gelten diese Fristen:
| Unterlage | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre | § 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO |
| Buchungsbelege, z. B. Rechnungen | 8 Jahre | § 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO, § 14b UStG |
| Bücher, Jahresabschlüsse, Organisationsunterlagen | 10 Jahre | § 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO |
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres. Eine Rechnung, die im März 2026 per E-Mail eingeht, ist also bis Ende 2034 aufzubewahren. Solange eine Unterlage für eine noch offene Steuerfestsetzung von Bedeutung ist, läuft die Frist nicht ab. Für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute gelten Sonderregeln.
Was die GoBD von einem E-Mail-Archiv verlangen
- Vollständigkeit. Jede relevante E-Mail wird erfasst, eingehend und ausgehend, bevor jemand sie löschen kann.
- Unveränderbarkeit. Archivierte E-Mails lassen sich nicht nachträglich ändern oder unbemerkt löschen.
- Originalform. Die E-Mail wird so aufbewahrt, wie sie empfangen oder gesendet wurde, samt Anhängen.
- Lesbarkeit und Auswertbarkeit. Sie finden jede E-Mail während der gesamten Frist wieder und können sie dem Prüfer vorlegen.
- Nachvollziehbarkeit. Zugriffe und Änderungen an Einstellungen werden protokolliert.
- Verfahrensdokumentation. Sie beschreiben schriftlich, wie Ihr Unternehmen E-Mails archiviert.
So setzen Sie das mit EasyMailArchive um
- Konto anlegen. Registrieren Sie sich und testen Sie 30 Tage ohne Kreditkarte.
- Mailfluss anbinden. Sie erhalten eine Relay-Adresse nach dem Muster
[email protected]. Eine BCC-Regel in Microsoft 365, Exchange, Google Workspace oder Postfix schickt jede E-Mail in Kopie dorthin. Postfächer ohne BCC-Regel übernehmen Sie per IMAP-Import. Die Schritte stehen in der Anleitung zur Einrichtung. - Aufbewahrung festlegen. Mit Regeln bestimmen Sie pro Organisation, Domain oder Postfach, wie lange archiviert wird. Eine Löschfunktion für einzelne E-Mails gibt es nicht. Gelöscht wird nur automatisch nach Ablauf der Frist.
- Altbestand importieren. Vorhandene E-Mails holen Sie per IMAP oder über die Anbindung an Microsoft 365 und Google Workspace ins Archiv.
- Verfahrensdokumentation schreiben. Beschreiben Sie Erfassung, Aufbewahrung, Zugriff und Löschung. Die Bausteine dafür finden Sie in unserem Artikel zur Verfahrensdokumentation. Eine ausgefüllte Vorlage für EasyMailArchive gibt es zum Download: Vorlage als Word-Datei, Vorlage als PDF, Produktbeschreibung als Word-Datei, Produktbeschreibung als PDF.
Jede E-Mail wird mit AES-256 und einem eigenen Schlüssel pro Kunde verschlüsselt und in einem Rechenzentrum in Deutschland gespeichert. Jeder Kunde hat eine eigene Datenbank. Für den Prüfer exportieren Sie E-Mails im Originalformat EML oder als PDF mit SHA-256-Prüfsummen, ab Business digital signiert. Das Protokoll aller Aktionen exportieren Sie als CSV.
Weiterlesen
- Revisionssichere E-Mail-Archivierung
- Wer zur E-Mail-Archivierung verpflichtet ist
- Kosten der E-Mail-Archivierung
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Dieser Artikel gibt die Rechtslage allgemein wieder und ist keine Rechts- oder Steuerberatung.