Revisionssichere E-Mail-Archivierung
"Revisionssicher" steht in keinem Gesetz. Der Begriff fasst zusammen, was HGB, Abgabenordnung und GoBD von einem Archiv verlangen: Eine Betriebsprüfung, die Revision, muss sich darauf verlassen können, dass das Archiv vollständig und unverändert ist.
Die Rechtsgrundlage
- § 239 Abs. 3 HGB und § 146 Abs. 4 AO: Eintragungen und Aufzeichnungen dürfen nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.
- § 257 HGB und § 147 AO: Handelsbriefe, Buchungsbelege und steuerlich relevante Unterlagen sind 6, 8 oder 10 Jahre aufzubewahren.
- GoBD: Elektronische Unterlagen werden im Originalformat aufbewahrt, unveränderbar, vollständig und maschinell auswertbar.
Fünf Kriterien
| Kriterium | Was es bei E-Mails bedeutet |
|---|---|
| Vollständig | Jede E-Mail wird erfasst, bevor ein Nutzer sie löschen kann |
| Unveränderbar | Inhalt, Kopfzeilen und Anhänge bleiben exakt wie empfangen |
| Geschützt vor Löschung | Gelöscht wird erst nach Ablauf der Frist |
| Auffindbar | Jede E-Mail ist während der ganzen Frist in Sekunden gefunden |
| Nachvollziehbar | Zugriffe und Einstellungsänderungen sind protokolliert |
Warum Postfach, PST-Datei und Backup nicht reichen
Im Postfach löschen Nutzer E-Mails mit einem Klick. Auch der Papierkorb wird geleert. Eine PST-Datei aus Outlook lässt sich öffnen, bearbeiten und kopieren, ohne Spuren zu hinterlassen. Ein Backup hält nur fest, was zum Zeitpunkt der Sicherung noch da war. Keines davon erfüllt alle fünf Kriterien.
So arbeitet EasyMailArchive
- Erfassung im Mailfluss. Eine BCC- oder Journalregel auf Ihrem Mailserver schickt jede E-Mail im Moment des Versands oder Empfangs an Ihre Relay-Adresse
[email protected]. Ein Nutzer kann nichts löschen, bevor es archiviert ist. - Speicherung im Original. Die E-Mail wird unverändert gespeichert. Für jede Nachricht wird eine SHA-256-Prüfsumme abgelegt.
- Verschlüsselung. AES-256 mit eigenem Schlüssel pro Kunde, gespeichert in Deutschland, eigene Datenbank pro Kunde.
- Kein Löschen. Eine Löschfunktion für einzelne E-Mails gibt es nicht. Nach Ablauf der von Ihnen festgelegten Frist löscht das System automatisch. Ein Legal Hold (ab Business) stoppt auch das.
- Protokoll. Jede Aktion im Archiv wird protokolliert. Das Protokoll exportieren Sie als CSV.
- Export für den Prüfer. EML im Original oder PDF mit Prüfsummen.
Die Einrichtung dauert wenige Schritte: Konto anlegen, Relay-Adresse in eine BCC-Regel eintragen, Testmail senden. Die Anleitung für Ihr System finden Sie in der Hilfe zur Einrichtung.
Was Sie selbst beitragen
Software allein macht kein Archiv revisionssicher. Sie brauchen eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie E-Mails erfasst, aufbewahrt und gelöscht werden, und Sie müssen dafür sorgen, dass die BCC-Regel aktiv bleibt.
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Dieser Artikel gibt die Rechtslage allgemein wieder und ist keine Rechts- oder Steuerberatung.