E-Mail-Journaling einrichten

Was das bewirkt

E-Mail-Journaling (auch BCC-Weiterleitung) sorgt dafuer, dass Ihr Mailserver eine Kopie jeder Nachricht an Easy Mail Archive schickt. Einmal eingerichtet, laeuft die Archivierung automatisch — jede E-Mail, die Ihre Organisation sendet oder empfaengt, wird gespeichert.

Die Relay-Adresse Ihres Mandanten finden Sie unter Admin > Integrationen > SMTP-BCC-Relay. Sie sieht so aus:

journal@{kennung}.easymailarchive.de

Der Einrichtungsassistent in der App enthaelt Kurzanleitungen fuer jede Plattform. Dieser Artikel geht mehr ins Detail.

Microsoft 365 / Exchange Online

1. Melden Sie sich im Exchange Admin Center an
2. Gehen Sie zu Nachrichtenfluss > Regeln
3. Klicken Sie auf Regel hinzufuegen > Neue Regel erstellen
4. Vergeben Sie einen Namen wie "Easy Mail Archive"
5. Unter Diese Regel anwenden, wenn waehlen Sie Auf alle Nachrichten anwenden
6. Unter Folgendes tun waehlen Sie BCC an und tragen Ihre Relay-Adresse ein
7. Klicken Sie auf Speichern

Nachrichten sollten innerhalb weniger Minuten ankommen.

Alternativ koennen Sie dies auch ueber Journal-Regeln im Microsoft Purview Compliance Portal unter Datenlebenszyklusverwaltung > Exchange (Legacy) > Journalregeln einrichten. Das Ergebnis ist dasselbe.

Gut zu wissen

• Moeglicherweise muessen Sie die Relay-Adresse zuerst als E-Mail-Kontakt im Exchange Admin Center anlegen
• Interne Nachrichten (innerhalb Ihrer Organisation) werden ebenfalls erfasst
• Die meisten Microsoft 365 Business-Plaene unterstuetzen dies

Microsoft Exchange Server (lokal)

Im Exchange Admin Center:

1. Gehen Sie zu Nachrichtenfluss > Regeln
2. Erstellen Sie eine neue Transportregel
3. Konfigurieren Sie sie so, dass alle Nachrichten per BCC an Ihre Relay-Adresse gehen

Oder per PowerShell:

New-TransportRule -Name "Easy Mail Archive" -BlindCopyTo [email protected] -Scope Global -Enabled $true

Funktioniert mit Exchange 2013 und neuer.

Google Workspace

Google Workspace verwendet Routing-Regeln fuer die BCC-Weiterleitung:

1. Oeffnen Sie die Google Admin-Konsole
2. Gehen Sie zu Apps > Google Workspace > Gmail > Routing
3. Klicken Sie auf Weitere Regel hinzufuegen
4. Name: "Easy Mail Archive"
5. Unter Betroffene Nachrichten setzen Sie Haekchen bei Eingehend, Ausgehend und Intern
6. Unter Auch zustellen an fuegen Sie Ihre Relay-Adresse als BCC-Empfaenger hinzu
7. Klicken Sie auf Speichern

Die Aenderung wird meistens innerhalb einer Stunde wirksam, Google nennt bis zu 24 Stunden.

Postfix

Fuegen Sie diese Zeile in /etc/postfix/main.cf ein:

always_bcc = [email protected]

Dann neu laden:

systemctl reload postfix

Das schickt eine Blindkopie jeder von Postfix verarbeiteten Nachricht an Ihr Archiv.

Mailcow

1. Oeffnen Sie Ihr Mailcow-Admin-Panel
2. Gehen Sie zu Konfiguration > BCC Map
3. Legen Sie einen neuen Eintrag mit Ihrer Relay-Adresse an
4. Setzen Sie den Typ auf Sender BCC und wenden Sie ihn auf alle Domains an

Pruefen, ob es funktioniert

Nach der Einrichtung:

1. Senden Sie eine Test-E-Mail von einem erfassten Konto
2. Warten Sie ein paar Minuten
3. Suchen Sie die Nachricht in Easy Mail Archive

Falls nichts auftaucht, pruefen Sie, ob die Relay-Adresse korrekt ist und Ihr Mailserver easymailarchive.de auf Port 25 erreichen kann.