Google Workspace anbinden

Was Sie brauchen

Für die laufende Archivierung leitet Gmail eine Kopie jeder Nachricht an Ihre Relay-Adresse. Der Konnektor ist optional. Er synchronisiert Benutzer, Gruppen und Domains und importiert vorhandene Gmail-Postfächer.

Sie benötigen ein Google-Workspace-Administratorkonto. Ihre Relay-Adresse finden Sie unter Admin > Integrationen in der Karte SMTP-BCC-Relay:

{kennung}-{token}@smtp.easymailarchive.com

Der Teil nach dem Bindestrich ist ein Token, der für jeden Mandanten anders ist. Kopieren Sie die genaue Adresse aus Admin > Integrationen. Adressen ohne Token werden nach einer kurzen Übergangszeit nicht mehr angenommen.

Routing-Regel anlegen

1. Öffnen Sie unter Admin > Integrationen die Karte SMTP-BCC-Relay und klicken Sie auf Einrichten.
2. Kopieren Sie unter Ihre Relay-Adresse die Adresse.
3. Öffnen Sie die Google Admin-Konsole und gehen Sie zu Apps > Google Workspace > Gmail > Routing.
4. Klicken Sie auf Weitere Regel hinzufügen.
5. Wählen Sie unter Zu bearbeitende Nachrichten alle drei Optionen: Eingehend, Ausgehend und Intern.
6. Aktivieren Sie Auch an folgende Adressen senden und tragen Sie die Relay-Adresse ein.
7. Speichern Sie die Regel.
8. Wechseln Sie in EasyMailArchive zurück und klicken Sie auf Fertig. Die Quelle wird gespeichert.

Weitere Plattformen: E-Mail-Journaling einrichten.

Wartezeit

Änderungen an Routing-Regeln können bis zu einer Stunde dauern, bis sie wirken. Mails, die vorher gesendet wurden, kommen nicht über die Regel an. Vorhandene Mails holen Sie über den Konnektor unten nach.

Regel testen

1. Warten Sie, bis die Regel aktiv ist.
2. Senden Sie eine Mail von einem Workspace-Postfach an eine externe Adresse (ausgehend).
3. Senden Sie eine Mail von außen an ein Workspace-Postfach (eingehend).
4. Senden Sie eine Mail zwischen zwei Workspace-Postfächern (intern).
5. Öffnen Sie Suche und suchen Sie nach dem Betreff. Findet sich nichts, erscheint "Keine E-Mails gefunden."
6. Unter Admin > Übersicht zeigt die Karte Compliance status danach "Aktiv, {Anzahl} E-Mails archiviert".

Domains müssen nicht verifiziert werden. Mails für Domains, die Sie nicht unter Admin > Domains angelegt haben, werden archiviert, aber keinem Benutzer zugeordnet.

Optional: Google-Workspace-Konnektor

Der Konnektor ersetzt die Routing-Regel nicht. Er ergänzt sie um Benutzer, Gruppen und den Import vorhandener Mails.

Domain-weite Delegierung in Google einrichten

1. Legen Sie in der Google Cloud Console ein Dienstkonto an und erzeugen Sie einen JSON-Schlüssel.
2. Notieren Sie die Client-ID aus der JSON-Datei.
3. Öffnen Sie in der Google Admin-Konsole Sicherheit > Zugriff und Datenkontrolle > API-Steuerung > Domainweite Delegierung.
4. Klicken Sie auf Neu hinzufügen und tragen Sie die Client-ID ein.
5. Tragen Sie diese vier Bereiche (Scopes) ein, jeweils mit dem Präfix https://www.googleapis.com/auth/:
   • admin.directory.user.readonly
   • admin.directory.group.readonly
   • admin.directory.group.member.readonly
   • gmail.readonly
6. Speichern Sie die Delegierung.

Konnektor in EasyMailArchive speichern

1. Öffnen Sie Admin > Integrationen und klicken Sie in der Karte Google Workspace auf die Einrichtung. Der Dialog Google Workspace einrichten öffnet sich.
2. Wählen Sie unter JSON-Schlüssel des Dienstkontos die JSON-Datei aus.
3. Tragen Sie unter Administrator-E-Mail die Adresse eines Workspace-Administrators ein.
4. Klicken Sie unter Domains auf Domain hinzufügen und tragen Sie mindestens eine Domain ein.
5. Klicken Sie auf Verbindung testen.
6. Klicken Sie nach erfolgreichem Test auf Speichern.

Danach erscheint "Google Workspace connector created. Initial sync started." Der Konnektor synchronisiert Benutzer, Gruppen und Domains und legt Gmail-Importaufträge an.

Importaufträge prüfen

Die Aufträge finden Sie unter Admin > Importaufträge. Dort sehen Sie Typ, Benutzer, Status (Pending, Running, Finished, Failed) und Fortschritt. Aufträge legen Sie dort nicht selbst an, sie entstehen durch den Konnektor.