Benutzer einladen

Benutzerverwaltung im Überblick

EasyMailArchive ermöglicht es Ihnen, mehrere Benutzer zu Ihrem Mandanten hinzuzufügen, damit Ihr Team archivierte E-Mails suchen und darauf zugreifen kann. Jeder Benutzer erhält eigene Anmeldedaten und kann bestimmte Rollen zugewiesen bekommen, die steuern, was er sehen und tun kann.

Die Benutzerverwaltung erfolgt über den Bereich Admin > Benutzer, der für Administratoren zugänglich ist.

Benutzer hinzufügen

Um einen neuen Benutzer zu Ihrem EasyMailArchive Mandanten einzuladen:

1. Navigieren Sie zu Admin > Benutzer in der Seitenleiste
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer hinzufügen
3. Geben Sie die Benutzerdetails ein:
   • Name - Der vollständige Name des Benutzers
   • E-Mail - Die E-Mail-Adresse (wird für die Anmeldung verwendet)
   • Rolle - Wählen Sie zwischen Admin oder Benutzer
4. Klicken Sie auf Speichern

Der Benutzer erhält eine E-Mail mit Anweisungen zum Festlegen des Passworts und zur Anmeldung. Er kann auf das Archiv unter Ihrer Mandanten-URL zugreifen (z.B. acme.easymailarchive.de).

Massenimport per CSV

Wenn Sie viele Benutzer gleichzeitig hinzufügen müssen, unterstützt EasyMailArchive den CSV-Import:

1. Gehen Sie zu Admin > Benutzer
2. Klicken Sie auf Benutzer importieren
3. Laden Sie eine CSV-Datei mit Spalten für Name und E-Mail-Adresse hoch
4. Überprüfen Sie die importierten Einträge und bestätigen Sie

Dies ist besonders nützlich beim Onboarding eines gesamten Teams oder bei der Migration von einem anderen System.

Benutzerrollen

EasyMailArchive verfügt über zwei Benutzerrollen:

• Benutzer - Kann archivierte E-Mails suchen und anzeigen, für die er autorisiert ist. Standardbenutzer sehen in der Regel nur E-Mails, bei denen sie Absender oder Empfänger sind.
• Admin - Voller Zugriff auf alle archivierten E-Mails sowie administrative Funktionen einschließlich Benutzerverwaltung, Domain-Konfiguration, Integrationen und Einstellungen.

Wählen Sie Rollen sorgfältig aus. Die meisten Teammitglieder sollten die Benutzerrolle erhalten. Nur IT-Administratoren oder Compliance-Beauftragte benötigen in der Regel die Admin-Rolle.

Bestehende Benutzer verwalten

Auf der Seite Admin > Benutzer können Sie:

• Benutzerdetails anzeigen - Klicken Sie auf einen Benutzer, um sein Profil, seine Anmeldehistorie und zugewiesene IMAP-Quellen zu sehen
• Benutzerinformationen bearbeiten - Aktualisieren Sie Namen, E-Mail-Adressen oder Rollen
• Benutzer deaktivieren - Entfernen Sie den Zugriff für Benutzer, die ihn nicht mehr benötigen

Deaktivierte Benutzer können sich nicht anmelden, aber ihre archivierten E-Mails verbleiben im System und sind weiterhin von Administratoren durchsuchbar.

Lizenzierung

Ihr Plan bestimmt die maximale Anzahl aktiver Benutzer. Der Starter-Plan unterstützt bis zu 50 Benutzer, während der Business-Plan bis zu 500 unterstützt. Wenn Sie mehr benötigen, bietet der Enterprise-Plan unbegrenzte Benutzer.

Ihre Lizenzanzahl wird als der größere Wert aus Ihrer aktiven Benutzerzahl oder Ihrer Speichernutzung geteilt durch das Speicherkontingent pro Lizenz berechnet. Sie können Ihre aktuelle Nutzung unter Kontoeinstellungen > Abrechnung einsehen.

Nächste Schritte

Nachdem Ihr Team eingerichtet ist, kann jeder das Archiv nutzen. Gehen Sie zu Ihre erste Suche, um zu erfahren, wie Sie E-Mails im Archiv finden.