Benutzer einladen

Benutzerverwaltung im Ueberblick

Easy Mail Archive ermoeglicht es Ihnen, mehrere Benutzer zu Ihrem Mandanten hinzuzufuegen, damit Ihr Team archivierte E-Mails suchen und darauf zugreifen kann. Jeder Benutzer erhaelt eigene Anmeldedaten und kann bestimmte Rollen zugewiesen bekommen, die steuern, was er sehen und tun kann.

Die Benutzerverwaltung erfolgt ueber den Bereich Admin > Benutzer, der fuer Administratoren zugaenglich ist.

Benutzer hinzufuegen

Um einen neuen Benutzer zu Ihrem Easy Mail Archive Mandanten einzuladen:

1. Navigieren Sie zu Admin > Benutzer in der Seitenleiste
2. Klicken Sie auf die Schaltflaeche Benutzer hinzufuegen
3. Geben Sie die Benutzerdetails ein:
   • Name - Der vollstaendige Name des Benutzers
   • E-Mail - Die E-Mail-Adresse (wird fuer die Anmeldung verwendet)
   • Rolle - Waehlen Sie zwischen Admin oder Benutzer
4. Klicken Sie auf Speichern

Der Benutzer erhaelt eine E-Mail mit Anweisungen zum Festlegen des Passworts und zur Anmeldung. Er kann auf das Archiv unter Ihrer Mandanten-URL zugreifen (z.B. acme.easymailarchive.de).

Massenimport per CSV

Wenn Sie viele Benutzer gleichzeitig hinzufuegen muessen, unterstuetzt Easy Mail Archive den CSV-Import:

1. Gehen Sie zu Admin > Benutzer
2. Klicken Sie auf Benutzer importieren
3. Laden Sie eine CSV-Datei mit Spalten fuer Name und E-Mail-Adresse hoch
4. Ueberpruefen Sie die importierten Eintraege und bestaetigen Sie

Dies ist besonders nuetzlich beim Onboarding eines gesamten Teams oder bei der Migration von einem anderen System.

Benutzerrollen

Easy Mail Archive verfuegt ueber zwei Benutzerrollen:

• Benutzer - Kann archivierte E-Mails suchen und anzeigen, fuer die er autorisiert ist. Standardbenutzer sehen in der Regel nur E-Mails, bei denen sie Absender oder Empfaenger sind.
• Admin - Voller Zugriff auf alle archivierten E-Mails sowie administrative Funktionen einschliesslich Benutzerverwaltung, Domain-Konfiguration, Integrationen und Einstellungen.

Waehlen Sie Rollen sorgfaeltig aus. Die meisten Teammitglieder sollten die Benutzerrolle erhalten. Nur IT-Administratoren oder Compliance-Beauftragte benoetigen in der Regel die Admin-Rolle.

Bestehende Benutzer verwalten

Auf der Seite Admin > Benutzer koennen Sie:

• Benutzerdetails anzeigen - Klicken Sie auf einen Benutzer, um sein Profil, seine Anmeldehistorie und zugewiesene IMAP-Quellen zu sehen
• Benutzerinformationen bearbeiten - Aktualisieren Sie Namen, E-Mail-Adressen oder Rollen
• Benutzer deaktivieren - Entfernen Sie den Zugriff fuer Benutzer, die ihn nicht mehr benoetigen

Deaktivierte Benutzer koennen sich nicht anmelden, aber ihre archivierten E-Mails verbleiben im System und sind weiterhin von Administratoren durchsuchbar.

Lizenzierung

Ihr Plan bestimmt die maximale Anzahl aktiver Benutzer. Der Starter-Plan unterstuetzt bis zu 50 Benutzer, waehrend der Business-Plan bis zu 500 unterstuetzt. Wenn Sie mehr benoetigen, bietet der Enterprise-Plan unbegrenzte Benutzer.

Ihre Lizenzanzahl wird als der groessere Wert aus Ihrer aktiven Benutzerzahl oder Ihrer Speichernutzung geteilt durch das Speicherkontingent pro Lizenz berechnet. Sie koennen Ihre aktuelle Nutzung unter Kontoeinstellungen > Abrechnung einsehen.

Naechste Schritte

Nachdem Ihr Team eingerichtet ist, kann jeder das Archiv nutzen. Gehen Sie zu Ihre erste Suche, um zu erfahren, wie Sie E-Mails im Archiv finden.