E-Mail-Server verbinden

Wie E-Mails ins Archiv gelangen

Es gibt zwei Wege, E-Mails in Easy Mail Archive aufzunehmen:

• SMTP-BCC-Relay — Ihr Mailserver schickt eine Kopie jeder Nachricht an eine Relay-Adresse. Das passiert in Echtzeit und deckt alle Benutzer auf einmal ab. Fuer die meisten Setups die beste Option.
• IMAP-Postfaecher — Easy Mail Archive verbindet sich mit bestimmten Postfaechern und ruft neue Nachrichten periodisch ab. Sinnvoll, wenn Sie nur bestimmte Konten archivieren moechten oder Ihr Mailserver keine BCC-Weiterleitung unterstuetzt.

Sie koennen beide Methoden gleichzeitig nutzen.

SMTP-BCC einrichten

Ihr Mandant hat eine eigene Relay-Adresse, die Sie unter Admin > Integrationen finden. Klicken Sie auf SMTP-BCC-Relay, um sie anzuzeigen, und konfigurieren Sie dann Ihren Mailserver so, dass alle ein- und ausgehenden E-Mails per BCC an diese Adresse gehen.

Der Einrichtungsassistent zeigt Schritt-fuer-Schritt-Anleitungen fuer Postfix, Mailcow, Exchange und Google Workspace. Fuer andere Mailserver suchen Sie in Ihrer Dokumentation nach "BCC-Weiterleitung" oder "Journal-Regeln".

Klicken Sie nach der Konfiguration auf Fertig und senden Sie eine Test-E-Mail. Sie sollte innerhalb weniger Minuten im Archiv erscheinen.

Detaillierte Anleitungen fuer jede Plattform finden Sie unter E-Mail-Journaling einrichten.

IMAP einrichten

So archivieren Sie bestimmte Postfaecher:

1. Gehen Sie zu Admin > Integrationen und klicken Sie auf IMAP-Postfaecher
2. Geben Sie Server-Hostname, Port, Benutzername und Passwort ein
3. Waehlen Sie den Verschluesselungstyp (IMAP-SSL auf Port 993 ist am haeufigsten)
4. Weisen Sie jedes Postfach einem Benutzer oder einer Gruppe zu — das bestimmt, welchem Konto die E-Mails zugeordnet werden
5. Klicken Sie auf Speichern

Sie koennen mehrere Postfaecher auf einmal hinzufuegen. Easy Mail Archive beginnt automatisch, neue Nachrichten abzurufen.

Directory-Connectoren

Unabhaengig von der E-Mail-Erfassung kann Easy Mail Archive Benutzer und Gruppen aus Ihrem Identitaetsprovider importieren. Das erspart Ihnen das manuelle Anlegen von Benutzern.

Drei Connectoren stehen unter Admin > Integrationen zur Verfuegung:

• Mailcow API — Geben Sie Ihre Mailcow-URL und den API-Schluessel an. Easy Mail Archive synchronisiert Ihre Postfach-Benutzer und Aliase.
• Google Workspace — Nutzt ein Dienstkonto mit domainweiter Delegierung, um Benutzer und Gruppen aus Ihrem Google-Verzeichnis zu importieren.
• Microsoft 365 — OAuth-basiert. Melden Sie sich als globaler Administrator an, um schreibgeschuetzten Zugriff auf Ihr Verzeichnis zu gewaehren.

Jeder Connector laeuft periodisch und haelt Ihre Benutzerliste aktuell. Sie koennen auch manuell eine Synchronisation auf der Integrationsseite ausloesen.

Welche Methode passt?

Die meisten Organisationen sollten mit SMTP-BCC fuer volle Abdeckung starten. IMAP ergaenzt sich gut fuer Postfaecher, die nicht von BCC-Regeln erfasst werden (geteilte Postfaecher, externe Konten).

Naechste Schritte

Sobald E-Mails eingehen, laden Sie Ihr Team ein, damit alle das Archiv durchsuchen koennen.