Microsoft 365 und Exchange Online fortlaufend archivieren

Überblick

Die fortlaufende Archivierung läuft über eine Transportregel in Exchange Online. Die Regel schickt von jeder Nachricht eine BCC-Kopie an Ihre Relay-Adresse. Der Microsoft-365-Konnektor ersetzt diese Regel nicht. Er liefert Benutzer, Gruppen und den Import vorhandener Postfächer.

1. Relay-Adresse kopieren

1. Öffnen Sie Admin > Integrationen.
2. Klicken Sie bei der Karte SMTP-BCC-Relay auf Einrichten.
3. Kopieren Sie unter Ihre Relay-Adresse die Adresse. Sie hat die Form {kennung}-{token}@smtp.easymailarchive.com. Der Teil nach dem Bindestrich ist ein Token, der für jeden Mandanten anders ist. Adressen ohne Token werden nach einer kurzen Übergangszeit nicht mehr angenommen.
4. Wechseln Sie zum Tab Exchange und klicken Sie auf Fertig. Damit wird die Quelle gespeichert.

2. Transportregel anlegen

1. Öffnen Sie das Exchange Admin Center.
2. Gehen Sie zu Mail flow > Rules (deutsch: Nachrichtenfluss > Regeln).
3. Legen Sie eine neue Regel an, zum Beispiel mit dem Namen "EasyMailArchive".
4. Wählen Sie als Bedingung, dass die Regel auf alle Nachrichten angewendet wird.
5. Wählen Sie als Aktion Bcc the message to (BCC an) und tragen Sie Ihre Relay-Adresse ein.
6. Speichern Sie die Regel und aktivieren Sie sie.

Alternativ per PowerShell:

New-TransportRule -Name "Archive" -BlindCopyTo "{kennung}-{token}@smtp.easymailarchive.com"

Statt der Transportregel können Sie in Exchange auch eine Journalregel verwenden, die an dieselbe Adresse zustellt.

3. Wenn die Adresse abgelehnt wird

Exchange nimmt manche externe Adressen in der Regel nicht an. Legen Sie dann im Exchange Admin Center einen E-Mail-Kontakt mit der Relay-Adresse als E-Mail-Adresse an. Wählen Sie diesen Kontakt in der Regel als Empfänger für die BCC-Kopie.

4. Testen

1. Senden Sie eine E-Mail mit einem eindeutigen Betreff von einem Postfach Ihrer Organisation an ein anderes Postfach.
2. Senden Sie eine zweite Mail an eine externe Adresse.
3. Suchen Sie in EasyMailArchive unter Suche nach dem Betreff.
4. Prüfen Sie auf der Übersicht in der Karte Compliance status, ob dort Aktiv, {count} E-Mails archiviert steht.

Lehnt der Server die Zustellung mit 550 unknown tenant ab, stimmt die Kennung in der Relay-Adresse nicht. 550 tenant is not active bedeutet, dass Ihr Mandant nicht aktiv ist.

Die Regel gilt für neue Nachrichten. Bereits vorhandene Mails holen Sie mit dem Konnektor aus dem nächsten Abschnitt.

5. Optional: Microsoft-365-Konnektor

1. Öffnen Sie Admin > Integrationen und klicken Sie bei der Karte Microsoft 365 auf die Einrichtung.
2. Klicken Sie auf Mit Microsoft verbinden.
3. Melden Sie sich mit einem Globaladministrator-Konto an.
4. Prüfen Sie die angeforderten Berechtigungen und bestätigen Sie sie. Der Zugriff auf Verzeichnis und Postfächer ist nur lesend.
5. Nach der Weiterleitung steht dort Mit Microsoft 365 verbunden. Die erste Synchronisierung startet automatisch.
6. Optional: Tragen Sie einen Domain-Filter (optional) ein und klicken Sie auf Domains speichern. Mit Jetzt synchronisieren starten Sie die Synchronisierung manuell.

Der Konnektor synchronisiert Benutzer, Gruppen und Domains stündlich und legt Importaufträge für die Postfächer an.

6. Importaufträge prüfen

Öffnen Sie Admin > Importaufträge. Dort erscheinen die Aufträge automatisch. Der Status ist Pending, Running, Finished oder Failed. Unter Progress sehen Sie Duplikate (dup) und Fehler (err). Hier können Sie keine Aufträge anlegen.

Weiter

Wie Sie die erste archivierte Mail bestätigen, steht in Die erste archivierte E-Mail prüfen.