Outlook-E-Mails GoBD-konform archivieren
Wer "Outlook archivieren" sucht, findet meist die Archivfunktion von Outlook. Sie räumt das Postfach auf, ist aber kein Archiv im Sinne der GoBD. Geschäftsbriefe sind nach § 257 HGB und § 147 AO 6 Jahre aufzubewahren, Rechnungen und andere Buchungsbelege 8 Jahre. Dafür müssen sie vollständig, unveränderbar und auffindbar sein.
Warum Outlook allein nicht reicht
| Outlook-Funktion | Problem |
|---|---|
| AutoArchivieren in PST | Die PST-Datei liegt auf einem Rechner oder Netzlaufwerk, lässt sich bearbeiten, kopieren und löschen |
| Archivordner | Ein normaler Ordner im Postfach, Nutzer können alles löschen |
| Onlinearchiv (Microsoft 365) | Ein zweites Postfach, ebenfalls löschbar |
| Regelmäßiges Exportieren | Lücken zwischen den Exporten, keine Unveränderbarkeit |
Dazu kommt: Outlook ist nur das Programm. Die E-Mails liegen auf dem Mailserver oder lokal. Ein GoBD-konformes Archiv setzt deshalb am Mailserver an, nicht am Client.
So archivieren Sie Outlook-E-Mails richtig
- Konto anlegen. Registrieren, 30 Tage kostenlos.
- Mailserver anbinden. Je nachdem, wo Ihre E-Mails liegen:
- Microsoft 365 oder Exchange: Transportregel mit BCC an Ihre Relay-Adresse
[email protected]. Siehe Microsoft 365 und Exchange Server. - Hoster wie IONOS oder Strato: IMAP-Import. Siehe IMAP-Postfach archivieren.
- Microsoft 365 oder Exchange: Transportregel mit BCC an Ihre Relay-Adresse
- PST-Altbestand übernehmen. Öffnen Sie die PST-Datei in Outlook und ziehen Sie die Ordner in das Serverpostfach. Danach holt EasyMailArchive sie mit Jetzt synchronisieren ins Archiv.
- Aufbewahrung festlegen. Zum Beispiel 10 Jahre für alle Postfächer.
- PST-Dateien erst löschen, wenn alles im Archiv ist. Prüfen Sie stichprobenartig über die Suche.
Was Nutzer davon merken
Nichts. Outlook bleibt unverändert. Wer eine alte E-Mail sucht, findet sie in EasyMailArchive per Volltextsuche im Nachrichtentext oder über Absender, Empfänger, Betreff und Zeitraum, auch wenn sie im Postfach längst gelöscht ist.
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Dieser Artikel gibt die Rechtslage allgemein wieder und ist keine Rechts- oder Steuerberatung.