E-Mails in Microsoft 365 archivieren

Microsoft 365 speichert E-Mails, archiviert sie aber nicht im Sinne der GoBD. Im Postfach und im Onlinearchiv können E-Mails gelöscht werden, und Aufbewahrungsrichtlinien lassen sich von Administratoren ändern. Für eine Aufbewahrung über 6, 8 oder 10 Jahre nach § 257 HGB und § 147 AO braucht es eine Kopie jeder E-Mail außerhalb des Postfachs. Diese Anleitung zeigt, wie Sie das einrichten.

Voraussetzungen

• Ein Microsoft-365-Tenant mit Exchange Online
• Ein Konto mit Rechten im Exchange Admin Center
• Ein Konto bei EasyMailArchive. Hier registrieren, 30 Tage kostenlos.

Schritt 1: Relay-Adresse holen

Nach der Registrierung zeigt die App unter Admin > Integrationen Ihre Relay-Adresse:

[email protected]

Schritt 2: Transportregel anlegen

1. Öffnen Sie das Exchange Admin Center.
2. Gehen Sie zu Nachrichtenfluss > Regeln.
3. Wählen Sie Regel hinzufügen > Neue Regel erstellen.
4. Name: "EasyMailArchive".
5. Diese Regel anwenden, wenn: Auf alle Nachrichten anwenden.
6. Folgendes tun: BCC an und Ihre Relay-Adresse eintragen.
7. Speichern und die Regel aktivieren.

Falls das Admin Center die Adresse nicht annimmt, legen Sie sie zuerst unter Empfänger > Kontakte als E-Mail-Kontakt an.

Alternativ geht das per Journalregel in Microsoft Purview unter Datenlebenszyklusverwaltung > Exchange (Legacy) > Journalregeln. Das Ergebnis ist dasselbe.

Schritt 3: Testen

Senden Sie eine E-Mail von außen an ein Postfach und eine E-Mail nach außen. Beide erscheinen nach wenigen Minuten in der Suche von EasyMailArchive.

Schritt 4: Altbestand importieren

Die Transportregel erfasst alles ab ihrer Aktivierung. Ältere E-Mails holen Sie über den Import unter Admin > Import, entweder über die Microsoft-365-Anbindung oder per IMAP für einzelne Postfächer. Bereits archivierte E-Mails werden erkannt und nicht doppelt gespeichert.

Schritt 5: Aufbewahrung festlegen

Legen Sie unter den Regeln fest, wie lange E-Mails aufbewahrt werden. Üblich sind 10 Jahre für alle Postfächer. Das deckt Geschäftsbriefe (6 Jahre), Rechnungen (8 Jahre) und per E-Mail versandte Jahresabschlüsse (10 Jahre) ab. Für Postfächer, die nicht archiviert werden sollen, setzen Sie eine Ausschlussregel.

Was Sie danach haben

• Jede E-Mail im Original, mit Anhängen, verschlüsselt mit AES-256 und eigenem Schlüssel
• Speicherung in einem Rechenzentrum in Deutschland, eigene Datenbank pro Kunde
• Keine Löschfunktion für einzelne E-Mails, automatische Löschung nach Fristablauf
• Anmeldung mit Microsoft-Konto per SSO
• Export als EML oder als PDF mit SHA-256-Prüfsummen

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Dieser Artikel gibt die Rechtslage allgemein wieder und ist keine Rechts- oder Steuerberatung.