Exchange Server: E-Mails GoBD-konform archivieren
Viele kleine und mittlere Unternehmen betreiben weiter einen eigenen Exchange Server. Das Postfach ist dort kein Archiv: Nutzer löschen E-Mails, Datenbanken werden bereinigt, Backups decken nur Zeitpunkte ab. Für die Aufbewahrung nach § 257 HGB und § 147 AO, also 6 Jahre für Geschäftsbriefe, 8 Jahre für Buchungsbelege und 10 Jahre für Bücher und Organisationsunterlagen, braucht es eine unveränderbare Kopie jeder E-Mail.
Mit EasyMailArchive bekommen Sie das, ohne einen weiteren Server zu betreiben.
Schritt 1: Konto und Relay-Adresse
Registrieren Sie sich und öffnen Sie Admin > Integrationen. Dort steht Ihre Relay-Adresse:
Schritt 2: Transportregel anlegen
In der Exchange-Verwaltungsshell:
New-TransportRule -Name "EasyMailArchive" -BlindCopyTo [email protected] -Scope Global -Enabled $true
Oder im Exchange Admin Center unter Nachrichtenfluss > Regeln eine neue Regel, die auf alle Nachrichten angewendet wird und eine Blindkopie an die Relay-Adresse sendet.
Ihr Exchange muss E-Mails nach außen zustellen dürfen. Läuft der Versand über einen Smarthost, geht die Kopie denselben Weg.
Schritt 3: Testen
Senden Sie je eine E-Mail nach innen, nach außen und intern. Alle drei erscheinen nach kurzer Zeit in der Suche.
Schritt 4: Altbestand per IMAP holen
- IMAP auf dem Exchange Server aktivieren, falls noch nicht geschehen.
- In EasyMailArchive unter Admin > Integrationen > IMAP-Postfächer die Postfächer mit Server, Port und Zugangsdaten eintragen und einem Benutzer zuweisen.
- EasyMailArchive liest alle Ordner und überspringt E-Mails, die bereits archiviert sind.
Schritt 5: Aufbewahrung festlegen
Regeln gelten pro Organisation, Domain oder Postfach. Ein typisches Setup: 10 Jahre für alle, Ausschluss für Postfächer ohne Geschäftsbezug. Gelöscht wird nur automatisch nach Ablauf der Frist. Eine Löschfunktion für einzelne E-Mails gibt es nicht.
Vorteile gegenüber einem lokalen Archivserver
- Kein zusätzlicher Server, keine Updates, keine Speicherplanung
- Verschlüsselung mit AES-256 und eigenem Schlüssel pro Kunde
- Speicherung in Deutschland, eigene Datenbank pro Kunde
- Abrechnung pro Postfach und Monat statt Lizenzkauf
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Dieser Artikel gibt die Rechtslage allgemein wieder und ist keine Rechts- oder Steuerberatung.