Google Workspace: E-Mails GoBD-konform archivieren
Gmail ist für viele junge Unternehmen und Agenturen das Mailsystem. Die Aufbewahrungspflicht nach § 257 HGB und § 147 AO gilt trotzdem: 6 Jahre für Geschäftsbriefe, 8 Jahre für Rechnungen und andere Buchungsbelege, 10 Jahre für Bücher und Organisationsunterlagen. In Gmail selbst können Nutzer E-Mails löschen, und der Papierkorb leert sich nach 30 Tagen.
Schritt 1: Konto und Relay-Adresse
Registrieren Sie sich, 30 Tage kostenlos. Unter Admin > Integrationen finden Sie Ihre Relay-Adresse:
Schritt 2: Routing-Regel in der Admin-Konsole
- Öffnen Sie die Google Admin-Konsole.
- Gehen Sie zu Apps > Google Workspace > Gmail > Routing.
- Klicken Sie auf Weitere Regel hinzufügen.
- Name: "EasyMailArchive".
- Unter Betroffene Nachrichten: Eingehend, Ausgehend und Intern auswählen.
- Unter Auch zustellen an: Ihre Relay-Adresse als zusätzlichen Empfänger eintragen.
- Speichern.
Schritt 3: Testen
Senden Sie nach einiger Zeit je eine E-Mail nach innen und nach außen und suchen Sie sie in EasyMailArchive.
Schritt 4: Altbestand importieren
Die Routing-Regel erfasst E-Mails ab ihrer Aktivierung. Vorhandene E-Mails holen Sie über die Google-Workspace-Anbindung. Sie benötigt ein Dienstkonto mit domänenweiter Delegierung. Alternativ verbinden Sie einzelne Postfächer per IMAP mit einem App-Passwort. Doppelte E-Mails werden erkannt.
Schritt 5: Aufbewahrung und Anmeldung
- Aufbewahrungsregeln pro Organisation, Domain oder Postfach festlegen
- Anmeldung mit Google-Konto per SSO einrichten
- Optional: Legal Hold für laufende Streitfälle (ab Business)
Google Vault und EasyMailArchive im Vergleich
| Google Vault | EasyMailArchive | |
|---|---|---|
| Unabhängig vom Mailsystem | Nein | Ja |
| Daten nach Ende des Workspace-Abos | Enden mit dem Abo | Bleiben im Archiv |
| Speicherort | Google-Rechenzentren | Rechenzentrum in Deutschland |
| Löschfunktion für einzelne E-Mails | Je nach Einstellung | Keine |
| Export | Für eDiscovery | EML, PDF mit Prüfsummen |
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Dieser Artikel gibt die Rechtslage allgemein wieder und ist keine Rechts- oder Steuerberatung.