IMAP-Postfach archivieren
Viele kleine Betriebe haben ihre E-Mail beim Webhoster: ein paar Postfächer bei IONOS, Strato oder All-Inkl, abgerufen mit Outlook oder Thunderbird. Für die Aufbewahrungspflicht nach § 257 HGB und § 147 AO gilt dort dasselbe wie für Großunternehmen: 6 Jahre für Geschäftsbriefe, 8 Jahre für Rechnungen und andere Buchungsbelege, 10 Jahre für Bücher und Organisationsunterlagen. Das Postfach beim Hoster ist dafür kein Archiv. E-Mails lassen sich löschen, und viele Tarife haben Speichergrenzen.
So funktioniert der IMAP-Import
EasyMailArchive verbindet sich per IMAP mit Ihrem Postfach, liest alle Ordner und speichert jede E-Mail im Original. Bereits archivierte E-Mails werden nicht erneut gespeichert. Der Import läuft beim Hinzufügen des Postfachs und jedes Mal, wenn Sie Jetzt synchronisieren klicken. Eine automatische Prüfung auf neue E-Mails gibt es derzeit nicht.
Einrichtung
- Konto anlegen. Registrieren, 30 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte.
- IMAP-Daten Ihres Hosters heraussuchen. Servername, meist
imap.ihr-anbieter.de. EasyMailArchive verbindet sich über SSL auf Port 993. - Postfächer eintragen. Unter Admin > Integrationen > IMAP-Postfächer auf Postfach hinzufügen: Server, Benutzername (die E-Mail-Adresse), Passwort oder App-Passwort. Mit Verbindung testen prüfen.
- Zuweisen. Unter E-Mails zuweisen an einen Benutzer oder eine Gruppe wählen. Das legt fest, wem die archivierten E-Mails gehören.
- Postfach hinzufügen. Der Import des vorhandenen Bestands beginnt sofort. Neue E-Mails holen Sie später mit Jetzt synchronisieren.
- Aufbewahrung festlegen. Zum Beispiel 10 Jahre für alle Postfächer.
Die Details stehen in der Hilfe unter IMAP-Postfächer bei IONOS, Strato und Co..
Damit nichts fehlt
- Gesendete E-Mails auf dem Server ablegen. Prüfen Sie in Outlook oder Thunderbird, dass der Ordner Gesendet auf dem Server liegt und nicht lokal.
- IMAP statt POP3. Bei POP3 werden E-Mails oft vom Server gelöscht, sobald das Programm sie abholt.
- BCC-Regel, wo möglich. Betreiben Sie einen eigenen Server mit Postfix oder nutzen Sie Mailcow, richten Sie zusätzlich eine BCC-Regel an Ihre Relay-Adresse ein. Dann wird jede E-Mail im Moment des Versands erfasst. Siehe Einrichtung.
Was Sie danach haben
Jede E-Mail verschlüsselt mit AES-256 in einem Rechenzentrum in Deutschland, eine Suche über alle Postfächer, keine Löschfunktion für einzelne E-Mails und Export als EML oder PDF für den Steuerberater oder die Betriebsprüfung.
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Dieser Artikel gibt die Rechtslage allgemein wieder und ist keine Rechts- oder Steuerberatung.