Was kostet E-Mail-Archivierung?
Die Aufbewahrungspflicht nach § 257 HGB und § 147 AO gilt für jedes Unternehmen: 6 Jahre für Geschäftsbriefe, 8 Jahre für Rechnungen und andere Buchungsbelege, 10 Jahre für Bücher und Organisationsunterlagen. Die Frage ist also nicht, ob Sie archivieren, sondern was es kostet. Drei Modelle sind üblich.
Drei Preismodelle
| Modell | Wie abgerechnet wird | Was zusätzlich anfällt |
|---|---|---|
| Kauflizenz, selbst betrieben | Einmalig pro Benutzer, dazu jährlicher Update- und Supportvertrag | Server, Speicher, Backup, Betrieb, Updates |
| Funktionen im Mailsystem | Teil höherer Microsoft-365- oder Google-Workspace-Lizenzen | Höhere Lizenz für alle Nutzer, Bindung an das Mailsystem |
| Cloud-Archiv | Monatlich oder jährlich pro Postfach | Nichts |
Die Kosten, die man leicht übersieht
- Betrieb. Ein selbst betriebenes Archiv braucht Updates, Überwachung und Speichererweiterungen über 10 Jahre.
- Backup. Das Archiv selbst muss gesichert werden, am besten an einem zweiten Ort.
- Lizenz-Upgrade. Archivfunktionen in Microsoft 365 setzen oft höhere Pläne voraus, und zwar für jeden Nutzer.
- Wechsel. Endet das Mailsystem oder das Archivprodukt, müssen 10 Jahre E-Mails umziehen.
Preise bei EasyMailArchive
| Tarif | Monatlich | Jährlich | Speicher pro Lizenz |
|---|---|---|---|
| Starter | 4 EUR | 38 EUR | 10 GB |
| Business | 9 EUR | 86 EUR | 25 GB |
| Enterprise | auf Anfrage | auf Anfrage | 50 GB |
Preise pro Lizenz zuzüglich MwSt. Alle Details auf der Preisseite.
Rechenbeispiel: Ein Ingenieurbüro mit 10 Postfächern zahlt im Tarif Starter 40 EUR im Monat oder 380 EUR im Jahr. Darin enthalten sind Erfassung per BCC oder IMAP, Verschlüsselung, Speicherung in Deutschland, Suche, Protokoll und Export. Kein Server, kein Wartungsvertrag, keine Einrichtungsgebühr.
Was in jedem Tarif enthalten ist
- Erfassung über BCC-Regel aus Microsoft 365, Exchange, Google Workspace und Postfix, oder per IMAP
- Import des Altbestands
- Verschlüsselung mit AES-256 und eigenem Schlüssel pro Kunde
- Aufbewahrungsregeln bis 10 Jahre und automatische Löschung nach Fristablauf
- Protokoll aller Aktionen, Export als CSV
- Anmeldung per SSO und Zwei-Faktor-Anmeldung
Business ergänzt Legal Hold.
So starten Sie
- Konto anlegen, 30 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte.
- BCC-Regel einrichten nach der Anleitung.
- Nach dem Test Tarif wählen und Zahlungsdaten hinterlegen.
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Dieser Artikel gibt die Rechtslage allgemein wieder und ist keine Rechts- oder Steuerberatung.