E-Mail-Archiv in der Cloud mit Speicherung in Deutschland
Ein E-Mail-Archiv muss 6 bis 10 Jahre laufen: 6 Jahre für Geschäftsbriefe, 8 Jahre für Rechnungen und andere Buchungsbelege, 10 Jahre für Bücher und Organisationsunterlagen nach § 257 HGB und § 147 AO. Wer das selbst betreibt, plant Server, Speicher, Backups und Updates für diesen Zeitraum. Ein Cloud-Archiv nimmt Ihnen das ab. Die Frage ist, wem Sie die Daten anvertrauen.
Darf das Archiv in der Cloud liegen?
Ja. Die GoBD verlangen kein Archiv im eigenen Haus. Elektronische Bücher und Aufzeichnungen sind nach § 146 Abs. 2 AO grundsätzlich im Inland zu führen und aufzubewahren, nach § 146 Abs. 2a AO auch in einem anderen EU-Mitgliedstaat. Für den Datenschutz gilt die DSGVO: Sie brauchen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, und der Anbieter muss geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nachweisen.
Was Sie beim Anbieter prüfen sollten
| Frage | EasyMailArchive |
|---|---|
| Wo liegen die Daten? | Rechenzentrum in Deutschland |
| Sind Kunden voneinander getrennt? | Eigene Datenbank pro Kunde |
| Wie wird verschlüsselt? | AES-256 mit eigenem Schlüssel pro Kunde, TLS bei der Übertragung |
| Kann jemand E-Mails löschen? | Keine Löschfunktion für einzelne E-Mails, Löschung nur nach Fristablauf |
| Wird protokolliert? | Jede Aktion, Export als CSV |
| Gibt es einen AVV? | Ja, siehe AVV |
| Komme ich wieder heraus? | Export im Originalformat EML |
| Wer ist der Anbieter? | Becker-Software, Martin Becker, Deutschland |
Einrichtung ohne eigenen Server
- Konto anlegen, 30 Tage kostenlos.
- BCC-Regel auf Ihrem Mailserver an
[email protected], oder IMAP-Import für Postfächer beim Hoster. Anleitungen für Microsoft 365, Exchange, Google Workspace und IMAP. - Aufbewahrungsregeln festlegen.
- Anmeldung per SSO mit Microsoft oder Google einrichten, oder Zwei-Faktor-Anmeldung aktivieren.
Für IT-Dienstleister
Betreuen Sie mehrere Kunden, verwalten Sie deren Archive über das Partnerportal und richten Sie neue Kunden per API ein. Mehr dazu auf der Partnerseite.
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Dieser Artikel gibt die Rechtslage allgemein wieder und ist keine Rechts- oder Steuerberatung.