E-Mail-Archivierung: Wer zur Aufbewahrung verpflichtet ist
Ein eigenes Gesetz zur E-Mail-Archivierung gibt es nicht. Die Pflicht ergibt sich aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung. Sie trifft nicht die E-Mail als solche, sondern ihren Inhalt: Ist die E-Mail ein Geschäftsbrief, ein Buchungsbeleg oder eine andere steuerlich relevante Unterlage, muss sie aufbewahrt werden.
Wer betroffen ist
| Wer | Rechtsgrundlage | Was |
|---|---|---|
| Kaufleute (GmbH, UG, AG, eingetragene Kaufleute, OHG, KG) | § 257 HGB, § 147 AO | Handelsbriefe, Buchungsbelege, Bücher |
| Gewerbetreibende ohne Kaufmannseigenschaft | § 147 AO | Steuerlich relevante Unterlagen |
| Freiberufler | § 147 AO, § 14b UStG | Rechnungen und andere steuerlich relevante Unterlagen |
Die Größe des Unternehmens spielt keine Rolle. Eine Handwerksfirma mit drei Mitarbeitern hat dieselben Fristen wie ein Konzern.
Welche E-Mails betroffen sind
Aufbewahrungspflichtig sind E-Mails, die ein Geschäft vorbereiten, abschließen, abwickeln oder rückgängig machen. Typische Beispiele:
- Angebote und Auftragsbestätigungen
- Rechnungen und Gutschriften, auch als PDF oder E-Rechnung im Anhang
- Verträge und Vertragsänderungen
- Reklamationen und Mahnungen
Nicht aufbewahrungspflichtig sind etwa Newsletter, Terminabsprachen ohne Geschäftsbezug, Spam und private E-Mails.
Wie lange
- 6 Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe
- 8 Jahre für Buchungsbelege, darunter Rechnungen. Die Verkürzung von 10 auf 8 Jahre gilt seit dem 1. Januar 2025 durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz.
- 10 Jahre für Bücher, Jahresabschlüsse, Inventare und Organisationsunterlagen
Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres. Solange die Unterlage für eine noch offene Steuerfestsetzung von Bedeutung ist, läuft sie nicht ab.
Warum die meisten alles archivieren
Ob eine E-Mail ein Geschäftsbrief ist, entscheidet ihr Inhalt. Diese Prüfung bei jeder einzelnen E-Mail ist im Alltag nicht machbar und fehleranfällig. Deshalb archivieren die meisten Unternehmen den gesamten geschäftlichen Mailverkehr und schließen nur klar abgrenzbare Bereiche aus.
Umsetzung mit EasyMailArchive
- Konto anlegen, 30 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte.
- Auf Ihrem Mailserver eine BCC-Regel an Ihre Relay-Adresse
[email protected]einrichten. Die Anleitung deckt Microsoft 365, Exchange, Google Workspace und Postfix ab. - Aufbewahrungsregeln festlegen, zum Beispiel 10 Jahre für alle Postfächer, und Ausschlussregeln für private Postfächer setzen.
- Testmail senden und im Archiv suchen.
Ab dann wird jede E-Mail automatisch erfasst, verschlüsselt in Deutschland gespeichert und erst nach Ablauf der Frist gelöscht.
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Dieser Artikel gibt die Rechtslage allgemein wieder und ist keine Rechts- oder Steuerberatung.