Muss ein Steuerberater E-Mails archivieren?

Ja, soweit E-Mails Handels- und Geschäftsbriefe, Buchungsbelege oder sonstige steuerlich relevante Unterlagen der Kanzlei sind (§ 257 HGB, § 147 AO). Mandantenkorrespondenz kann daneben berufsrechtlich als Teil der Handakte aufzubewahren sein. Praktisch archivieren Kanzleien den gesamten geschäftlichen Mailverkehr.

Wie lange müssen Steuerberater E-Mails aufbewahren?

Geschäftsbriefe sechs Jahre, Buchungsbelege wie Rechnungen acht Jahre (seit 1. Januar 2025), Bücher, Jahresabschlüsse und Organisationsunterlagen zehn Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden oder eingegangen ist.

Ist ein E-Mail-Archiv mit der Verschwiegenheitspflicht vereinbar?

Ja. Die Kanzlei darf externe Dienstleister einbinden, wenn sie diese zur Verschwiegenheit verpflichtet (§ 203 Abs. 3 und 4 StGB) und einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abschließt. Ein Archiv in Deutschland mit Verschlüsselung und Zugriffsprotokoll erleichtert den Nachweis.

Reicht es, E-Mails im Outlook-Postfach zu lassen?

Nein. Im Postfach lassen sich E-Mails ohne Protokoll löschen oder verschieben. Ein Archiv erfasst jede Mail automatisch beim Ein- und Ausgang und schützt sie bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist vor Löschung.

E-Mail Archivierung für Steuerberater

Steuerberater beraten Mandanten zu Aufbewahrungspflichten und müssen dieselben Regeln in der eigenen Kanzlei einhalten. Dazu kommt die Verschwiegenheit: Mandantenpost darf nicht einfach an beliebige Dienste ausgelagert werden. Dieser Artikel zeigt, was gilt und wie Sie ein Archiv in kurzer Zeit einrichten.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten?

Die Kanzlei ist wie jedes Unternehmen buchführungs- und aufbewahrungspflichtig (§ 257 HGB, § 147 AO). Die Fristen:

Sechs Jahre: Handels- und Geschäftsbriefe, also auch E-Mails mit Auftragsbestätigungen, Honorarvereinbarungen und Angeboten.
Acht Jahre: Buchungsbelege einschließlich Rechnungen. Die Frist wurde mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Sie gilt für alle Unterlagen, deren alte Zehnjahresfrist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a EGAO).
Zehn Jahre: Bücher, Jahresabschlüsse und Organisationsunterlagen.

Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden oder eingegangen ist. Der Bundesfinanzhof hat mit Beschluss vom 30. April 2025 (XI R 15/23) bestätigt, dass E-Mails Handels- und Geschäftsbriefe sein können. Sie gehören dann ins Archiv und nicht nur ins Postfach.

Neben dem Steuerrecht kennt das Berufsrecht eigene Pflichten zur Handakte. Prüfen Sie Umfang und Dauer dort gesondert.

Verschwiegenheit: Was bedeutet das für das Archiv?

Steuerberater sind zur Verschwiegenheit verpflichtet (§ 57 StBerG). Die Verletzung von Privatgeheimnissen ist strafbar (§ 203 StGB). Ein Archivdienst sieht zwangsläufig Mandantendaten. Zulässig ist das, wenn die Kanzlei die Anforderungen für die Einbindung von Dienstleistern erfüllt (§ 203 Abs. 3 und 4 StGB):

Der Dienstleister wird schriftlich zur Verschwiegenheit verpflichtet und weitere Beteiligte ebenfalls.
Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
Der Zugriff auf die Daten ist auf das Nötige beschränkt.

Technisch helfen ein Hosting in Deutschland, Verschlüsselung, getrennte Datenhaltung je Kunde und ein Protokoll aller Zugriffe. Welche Maßnahmen Ihre Kammer im Einzelfall erwartet, klären Sie mit ihr.

Einrichtung mit EasyMailArchive

EasyMailArchive nimmt E-Mails per Journal-Regel oder BCC entgegen. Der Weg für eine Kanzlei mit Microsoft 365:

Konto anlegen und die 30-Tage-Testphase starten, ohne Kreditkarte.
Im Konto die Archivadresse [email protected] abrufen.
In Microsoft 365 eine Journal- oder BCC-Regel einrichten, die alle ein- und ausgehenden Mails an diese Adresse sendet. Die Anleitung steht unter Journaling einrichten. Dasselbe geht mit Exchange ab 2013, Google Workspace und Postfix. Alternativ holt EasyMailArchive Mails per IMAP aus beliebigen Postfächern, einschließlich Gesendet.
Bestehende Mails per IMAP, Microsoft 365 oder Google Workspace importieren. Doppelte Mails werden dabei erkannt.
Aufbewahrungsregeln festlegen, je Organisation, Domain oder Postfach, bis zu zehn Jahre in Starter und Business.
Rollen vergeben: Administrator, Auditor, Benutzer. Anmeldung per Single Sign-on (OIDC) und Zwei-Faktor-Authentifizierung sind möglich.

Mehr zu den GoBD-Anforderungen lesen Sie in E-Mail-Archivierung nach GoBD. Wie Microsoft 365 angebunden wird, erklärt Microsoft 365 E-Mails archivieren.

Was das Archiv leistet

Verschlüsselung: AES-256 mit eigenem Schlüssel je Kunde, TLS bei der Übertragung, eigene Datenbank je Kunde. Betrieb im Rechenzentrum der WITT AG in Deutschland.
Kein Löschen einzelner Mails: Gelöscht wird nur automatisch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Eine Aufbewahrungssperre (Legal Hold) ab Business verhindert das Löschen darüber hinaus.
Suche: Volltext in Text, Absender, Empfänger, Betreff, Datum und Textanhängen, mit gespeicherten Suchen. Inhalte von PDF- und Office-Anhängen werden nicht durchsucht.
Export: Original-EML einzeln oder gesammelt sowie PDF mit SHA-256-Prüfsummen.
Protokoll: Jede Aktion wird im Audit-Log festgehalten, Export als CSV.

Eine amtliche GoBD-Zertifizierung für Software gibt es nicht. Die Konformität ergibt sich aus Software, Verfahrensdokumentation und gelebten Abläufen.

Preise

Starter kostet 4 Euro, Business 9 Euro pro Lizenz und Monat zuzüglich Umsatzsteuer, bei jährlicher Zahlung 38 beziehungsweise 86 Euro. Ab einem Benutzer. Einen Überblick zu Aufwand und Alternativen gibt E-Mail-Archivierung Kosten.

Alle Preise finden Sie unter /pricing. Die 30-Tage-Testphase starten Sie unter /signup.

Dieser Artikel gibt die Rechtslage allgemein wieder und ist keine Rechts- oder Steuerberatung.