MailStore Alternative: Vergleich und Umstieg
MailStore ist in Deutschland weit verbreitet und für viele Umgebungen weiterhin eine solide Lösung. Eine MailStore Alternative wird meist erst interessant, wenn sich die Umgebung ändert: Microsoft 365 wird Standard, das Team will keine eigenen Server für das Archiv mehr betreiben oder die Anforderungen an Nachweis und Zugriffskontrolle steigen.
Was MailStore Server kostet
Nach Angaben des Fachhändlers software-express.de (Stand Oktober 2026) gilt:
- Lizenz pro Benutzer, dazu der Update & Support Service
- mindestens 5 Lizenzen pro Einkauf
- Starterpaket mit 5 Benutzern und einem Jahr Updates: 274,35 EUR netto
- Staffelpreise bei mehr Benutzern, etwa 36,27 EUR pro Lizenz bei 10 bis 24 Benutzern (ein Jahr Updates)
- eine 30-Tage-Testversion ist verfügbar
Preise und Konditionen kann nur der Hersteller oder Händler verbindlich nennen. Bei Betrieb auf eigenem Server kommen Hardware, Speicher und Administration hinzu.
Wann sich ein Wechsel lohnt
- Das Archiv soll nicht mehr auf eigener Infrastruktur laufen.
- Microsoft 365 oder Google Workspace ist gesetzt und das Archiv soll direkt daran anbinden.
- Sie brauchen Single Sign-on, Rollen und ein Protokoll aller Zugriffe.
- Mehrere Standorte oder Gesellschaften sollen sauber getrennt archiviert werden.
Läuft Ihre Lösung stabil und soll sie lokal bleiben, besteht kein Grund zu wechseln.
Worauf es beim Vergleich ankommt
| Kriterium | Fragen |
|---|---|
| Betriebsmodell | Eigener Server oder Cloud? Wer pflegt Updates? |
| Erfassung | Journaling auf Serverebene oder nachträgliches Einsammeln aus Postfächern? |
| Aufbewahrung | Lassen sich Fristen pro Organisation, Domain oder Postfach setzen? Kann ein Administrator einzelne E-Mails löschen? |
| Suche und Export | Volltextsuche, Export im Originalformat, Prüfsummen |
| Zugriff | Rollen, Audit-Log, SSO, 2FA |
| Standort | Wo liegen die Daten, wer ist Auftragsverarbeiter? |
| Kosten | Lizenz pro Benutzer, Mindestmengen, laufende Update-Gebühren |
Anbieter im Überblick
Neben MailStore bieten unter anderem Hornetsecurity, Barracuda, Mimecast und Proofpoint E-Mail-Archivierung an, meist als Teil größerer Security-Pakete. Funktionsumfang, Rechenzentrumsstandort und Preise unterscheiden sich je Paket und ändern sich laufend. Prüfen Sie diese Punkte direkt beim Anbieter und stellen Sie dieselben Fragen wie in der Tabelle oben.
EasyMailArchive als Alternative
EasyMailArchive ist ein Cloud-Archiv, das E-Mails per BCC- oder Journalregel erfasst.
- Erfassung: Zustellung an [email protected] aus Microsoft 365, Exchange 2013 oder neuer, Google Workspace oder Postfix. Alternativ IMAP-Import beliebiger Postfächer einschließlich Gesendet, dazu ein Mailcow-Connector für Benutzer und Aliase.
- Import: Vorhandene E-Mails per IMAP, Microsoft 365 oder Google Workspace, mit Duplikaterkennung. Kein PST- oder MBOX-Upload.
- Sicherheit: AES-256-Verschlüsselung mit eigenem Schlüssel pro Kunde, TLS bei der Übertragung, eigene Datenbank pro Kunde, Hosting im Rechenzentrum der WITT AG in Deutschland.
- Löschschutz: Einzelne E-Mails lassen sich nicht löschen. Gelöscht wird nur automatisch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Legal Hold (ab Business) sperrt das Löschen.
- Aufbewahrung: Regeln pro Organisation, Domain oder Postfach, bei Starter und Business bis zu 10 Jahre.
- Suche: Volltext in Text, Absender, Empfänger, Betreff, Datum und Textanhängen (nicht in PDF- oder Office-Inhalten), mit gespeicherten Suchen.
- Export: Original-EML (einzeln und gesammelt), PDF mit SHA-256-Prüfsummen.
- Zugriff: Rollen Administrator, Prüfer und Benutzer, Audit-Log mit CSV-Export, SSO per OIDC (Microsoft Entra ID, Google, Okta), TOTP-2FA.
- Preis: Starter 4 EUR, Business 9 EUR pro Lizenz und Monat zzgl. MwSt. (38 bzw. 86 EUR pro Jahr), Enterprise auf Anfrage, ab einem Benutzer, 30 Tage kostenlos ohne Kreditkarte.
Eine amtliche GoBD-Zertifizierung für Software gibt es nicht, weder für EasyMailArchive noch für andere Produkte. Welche Pflichten gelten, steht in E-Mail-Archivierung nach GoBD.
Umstieg in vier Schritten
- Testzugang anlegen unter easymailarchive.com/signup. Sie erhalten Ihre Journaladresse [email protected].
- Journalregel einrichten. In Microsoft 365 legen Sie einen Connector und eine Regel an, die eine Kopie jeder E-Mail an diese Adresse sendet. Die Anleitung finden Sie unter Journaling einrichten. Für Microsoft 365 im Detail: E-Mails aus Microsoft 365 archivieren.
- Bestehende E-Mails importieren per IMAP, Microsoft 365 oder Google Workspace. Der Import erkennt Duplikate.
- Aufbewahrung und Zugriff festlegen: Fristen, Rollen und SSO einstellen, eine Testsuche und einen EML-Export prüfen. Erst danach das alte System abschalten und seine Daten bis zum Fristende der Aufbewahrung zugänglich halten.
Aufbewahrungsfristen im Überblick
Nach § 257 HGB und § 147 AO gelten für E-Mails je nach Inhalt:
- 6 Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe
- 8 Jahre für Buchungsbelege einschließlich Rechnungen, seit 1. Januar 2025 (BEG IV). Das gilt für alle Unterlagen, deren bisherige 10-Jahres-Frist bis zum 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a EGAO). Für Banken, Versicherer und Wertpapierfirmen gilt es ein Jahr später.
- 10 Jahre für Bücher, Jahresabschlüsse und Organisationsunterlagen
Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres. Der Bundesfinanzhof hat mit Beschluss XI R 15/23 vom 30. April 2025 bestätigt, dass E-Mails Handels- und Geschäftsbriefe sein können. Mehr dazu: Pflicht zur E-Mail-Archivierung und revisionssichere Archivierung.
Fazit
Wechseln Sie, wenn Betrieb, Anbindung an Microsoft 365 oder die Zugriffskontrolle nicht mehr zu Ihrer Umgebung passen. Vergleichen Sie Erfassung, Aufbewahrung, Export und Gesamtkosten, nicht Funktionslisten. Die Preise für EasyMailArchive finden Sie unter /pricing, den kostenlosen Test starten Sie unter /signup.
Stand: Oktober 2026
Quellen:
- software-express.de, MailStore Preisliste
- software-express.de, MailStore Hersteller
- MailStore, Version 13.1 mit OpenID Connect
Dieser Artikel gibt die Rechtslage allgemein wieder und ist keine Rechts- oder Steuerberatung.