Audit-Protokollierung

Überblick

EasyMailArchive führt ein umfassendes Audit-Protokoll, das alle wesentlichen Aktionen von Benutzern und Administratoren aufzeichnet. Das Audit-Protokoll ist für die Einhaltung von Vorschriften wie DSGVO und GoBD unverzichtbar und bietet eine manipulationssichere Aufzeichnung darüber, wer was und wann getan hat. Sie können die Audit-Protokolle über die Seite Admin > Audit-Protokoll einsehen.

Was protokolliert wird

Das Audit-System erfasst folgende Kategorien von Ereignissen:

Authentifizierungsereignisse

• Erfolgreiche und fehlgeschlagene Anmeldeversuche
• Einrichtung und Verifizierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Sitzungserstellung und -ablauf
• Passwortänderungen

Suchaktivität

• Jede von einem Benutzer ausgeführte Suchanfrage, einschließlich der verwendeten Suchbegriffe und Filter
• Nachrichtenansichten (wer welche Nachricht wann geoeffnet hat)
• Downloads und Exporte von Nachrichten

Administrative Aktionen

• Benutzererstellung, -änderung und -deaktivierung
• Rollenänderungen (Benutzer zu Administrator, Administrator zu Benutzer)
• Hinzufügen und Entfernen von Domains
• Änderungen der Sicherheitsrichtlinien
• Änderungen der IMAP-Quellen-Konfiguration
• Änderungen an Regeln und Filtern

Datenoperationen

• Massenwiederherstellungsoperationen
• Massenlöschoperationen
• Anfragen zum Nachrichtenexport

Audit-Protokolle einsehen

Die Audit-Protokoll-Seite zeigt Ereignisse in umgekehrter chronologischer Reihenfolge an, wobei die neuesten Ereignisse zuerst erscheinen. Jeder Protokolleintrag enthält:

• Zeitstempel - das genaue Datum und die Uhrzeit des Ereignisses (angezeigt in Ihrer lokalen Zeitzone)
• Benutzer - wer die Aktion ausgeführt hat
• Aktion - was getan wurde
• Details - zusätzlicher Kontext wie betroffener Benutzer, Suchanfrage oder geaenderte Einstellung
• IP-Adresse - die Quell-IP der Anfrage

Sie können das Audit-Protokoll nach Zeitraum, Benutzer und Aktionstyp filtern, um bestimmte Ereignisse schnell zu finden.

Compliance und Aufbewahrung

Audit-Protokolle werden getrennt von regulären Archivdaten gespeichert und für die gesamte Lebensdauer Ihres Kontos aufbewahrt. Sie können von keinem Benutzer, einschließlich Administratoren, geändert oder gelöscht werden. Diese Unveränderlichkeit ist eine zentrale Anforderung für die regulatorische Compliance.

Für Organisationen, die den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) unterliegen, liefert das Audit-Protokoll die erforderliche Verfahrensdokumentation, die zeigt, dass archivierte Daten nicht manipuliert wurden.

Suchtransparenz

Eine der wichtigsten Funktionen des Audit-Protokolls ist die Suchtransparenz. Jede Suchanfrage wird zusammen mit dem Benutzer, der sie ausgeführt hat, und der Anzahl der zurückgegebenen Ergebnisse aufgezeichnet. Dies ist entscheidend für die Datenschutz-Compliance, da Sie damit nachweisen können:

• Wer auf bestimmte E-Mail-Kommunikation zugegriffen hat
• Wann der Zugriff erfolgte
• Welche Suchbegriffe verwendet wurden, um die Nachrichten zu finden

Wenn eine betroffene Person Auskunft darüber verlangt, wer auf ihre E-Mails zugegriffen hat (wie nach DSGVO Artikel 15 zulässig), können Sie das Audit-Protokoll nutzen, um eine vollständige Zugriffshistorie bereitzustellen.