Aufbewahrungsrichtlinien

Überblick

Aufbewahrungsrichtlinien in EasyMailArchive steuern, wie lange archivierte E-Mails aufbewahrt werden, bevor sie für die automatische Löschung in Frage kommen. Eine korrekte Aufbewahrungskonfiguration hilft Ihnen, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, die sowohl Mindestaufbewahrungsfristen als auch maximale Datenhaltungsgrenzen vorschreiben. Sie können die Aufbewahrungseinstellungen unter Admin > Einstellungen einsehen.

Wie die Aufbewahrung funktioniert

Wenn eine E-Mail archiviert wird, zeichnet EasyMailArchive das Archivierungsdatum auf. Die Aufbewahrungsrichtlinie definiert die Anzahl der Jahre, die Nachrichten aufbewahrt werden müssen. Sobald eine Nachricht die Aufbewahrungsfrist überschreitet, wird sie für die automatische Bereinigung freigegeben.

Die Aufbewahrungsprüfung wird täglich durchgeführt. Nachrichten werden nicht in dem Moment gelöscht, in dem sie die Aufbewahrungsschwelle überschreiten - sie werden während des nächsten geplanten Bereinigungszyklus entfernt. Dieser Ansatz stellt sicher, dass Massenlöschungen kontrolliert und ohne Beeinträchtigung der Systemleistung erfolgen.

Aufbewahrungsfristen konfigurieren

Das deutsche Steuer- und Handelsrecht (GoBD, HGB, AO) schreibt Unternehmen in der Regel vor, E-Mail-Korrespondenz je nach Art der Kommunikation 6 oder 10 Jahre aufzubewahren:

• 6 Jahre - allgemeine Geschäftskorrespondenz (HGB Paragraph 257)
• 10 Jahre - steuerrelevante Unterlagen, Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen (AO Paragraph 147)

Wir empfehlen, Ihre Aufbewahrungsfrist auf 10 Jahre festzulegen, um die längste gesetzlich vorgeschriebene Dauer abzudecken. Wenn Ihre Branche zusätzliche Anforderungen hat, passen Sie die Frist entsprechend an.

Legal Hold

Legal Hold ermöglicht es Administratoren, das Löschen bestimmter Nachrichten zu verhindern, unabhängig von der Aufbewahrungsrichtlinie. Dies ist unverzichtbar, wenn ein Rechtsstreit anhängig oder absehbar ist, da die Vernichtung potenziell relevanter Beweise schwerwiegende rechtliche Folgen haben kann.

Wenn ein Legal Hold auf eine Nachricht angewendet wird:

• Die Nachricht wird von der automatischen Aufbewahrungsbereinigung ausgeschlossen
• Die Nachricht kann nicht manuell gelöscht werden
• Ein visueller Indikator zeigt an, dass die Nachricht unter Legal Hold steht
• Das Audit-Protokoll zeichnet auf, wer den Hold wann gesetzt hat

Legal Hold kann auf einzelne Nachrichten oder auf gesamte Suchergebnisse angewendet werden. Nur Administratoren können Legal Holds setzen oder aufheben.

Automatische Löschung

Wenn Nachrichten das Ende ihrer Aufbewahrungsfrist erreichen und nicht unter Legal Hold stehen, führt der automatische Bereinigungsprozess folgende Schritte aus:

1. Identifiziert alle Nachrichten, die die Aufbewahrungsschwelle überschritten haben
2. Entfernt den Nachrichteninhalt aus dem verschlüsselten Speicher
3. Entfernt zugehörige Metadaten aus der Datenbank
4. Zeichnet die Löschung im Audit-Protokoll auf

Dieser Vorgang ist unwiderruflich. Sobald eine Nachricht durch die Aufbewahrungsbereinigung gelöscht wurde, kann sie nicht wiederhergestellt werden. Der Audit-Protokolleintrag dient als Nachweis, dass die Löschung im Rahmen einer dokumentierten Aufbewahrungsrichtlinie erfolgte, was für die DSGVO-Compliance wichtig ist.

Best Practices

• Legen Sie Ihre Aufbewahrungsfrist fest, bevor Sie mit der Archivierung beginnen, um von Anfang an eine klare Richtlinie zu etablieren
• Dokumentieren Sie Ihre Aufbewahrungsrichtlinie als Teil der Datenschutzdokumentation Ihrer Organisation
• Überprüfen Sie Legal-Hold-Elemente regelmäßig, um Holds aufzuheben, die nicht mehr benötigt werden
• Konsultieren Sie Ihr Rechtsteam oder Ihren Datenschutzbeauftragten bei der Festlegung angemessener Aufbewahrungsfristen