Aufbewahrungsrichtlinien

Ueberblick

Aufbewahrungsrichtlinien in Easy Mail Archive steuern, wie lange archivierte E-Mails aufbewahrt werden, bevor sie fuer die automatische Loeschung in Frage kommen. Eine korrekte Aufbewahrungskonfiguration hilft Ihnen, gesetzliche Anforderungen zu erfuellen, die sowohl Mindestaufbewahrungsfristen als auch maximale Datenhaltungsgrenzen vorschreiben. Sie koennen die Aufbewahrungseinstellungen unter Admin > Einstellungen einsehen.

Wie die Aufbewahrung funktioniert

Wenn eine E-Mail archiviert wird, zeichnet Easy Mail Archive das Archivierungsdatum auf. Die Aufbewahrungsrichtlinie definiert die Anzahl der Jahre, die Nachrichten aufbewahrt werden muessen. Sobald eine Nachricht die Aufbewahrungsfrist ueberschreitet, wird sie fuer die automatische Bereinigung freigegeben.

Die Aufbewahrungspruefung wird taeglich durchgefuehrt. Nachrichten werden nicht in dem Moment geloescht, in dem sie die Aufbewahrungsschwelle ueberschreiten - sie werden waehrend des naechsten geplanten Bereinigungszyklus entfernt. Dieser Ansatz stellt sicher, dass Massenloeschungen kontrolliert und ohne Beeintraechtigung der Systemleistung erfolgen.

Aufbewahrungsfristen konfigurieren

Das deutsche Steuer- und Handelsrecht (GoBD, HGB, AO) schreibt Unternehmen in der Regel vor, E-Mail-Korrespondenz je nach Art der Kommunikation 6 oder 10 Jahre aufzubewahren:

• 6 Jahre - allgemeine Geschaeftskorrespondenz (HGB Paragraph 257)
• 10 Jahre - steuerrelevante Unterlagen, Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen (AO Paragraph 147)

Wir empfehlen, Ihre Aufbewahrungsfrist auf 10 Jahre festzulegen, um die laengste gesetzlich vorgeschriebene Dauer abzudecken. Wenn Ihre Branche zusaetzliche Anforderungen hat, passen Sie die Frist entsprechend an.

Legal Hold

Legal Hold ermoeglicht es Administratoren, das Loeschen bestimmter Nachrichten zu verhindern, unabhaengig von der Aufbewahrungsrichtlinie. Dies ist unverzichtbar, wenn ein Rechtsstreit anhaengig oder absehbar ist, da die Vernichtung potenziell relevanter Beweise schwerwiegende rechtliche Folgen haben kann.

Wenn ein Legal Hold auf eine Nachricht angewendet wird:

• Die Nachricht wird von der automatischen Aufbewahrungsbereinigung ausgeschlossen
• Die Nachricht kann nicht manuell geloescht werden
• Ein visueller Indikator zeigt an, dass die Nachricht unter Legal Hold steht
• Das Audit-Protokoll zeichnet auf, wer den Hold wann gesetzt hat

Legal Hold kann auf einzelne Nachrichten oder auf gesamte Suchergebnisse angewendet werden. Nur Administratoren koennen Legal Holds setzen oder aufheben.

Automatische Loeschung

Wenn Nachrichten das Ende ihrer Aufbewahrungsfrist erreichen und nicht unter Legal Hold stehen, fuehrt der automatische Bereinigungsprozess folgende Schritte aus:

1. Identifiziert alle Nachrichten, die die Aufbewahrungsschwelle ueberschritten haben
2. Entfernt den Nachrichteninhalt aus dem verschluesselten Speicher
3. Entfernt zugehoerige Metadaten aus der Datenbank
4. Zeichnet die Loeschung im Audit-Protokoll auf

Dieser Vorgang ist unwiderruflich. Sobald eine Nachricht durch die Aufbewahrungsbereinigung geloescht wurde, kann sie nicht wiederhergestellt werden. Der Audit-Protokolleintrag dient als Nachweis, dass die Loeschung im Rahmen einer dokumentierten Aufbewahrungsrichtlinie erfolgte, was fuer die DSGVO-Compliance wichtig ist.

Best Practices

• Legen Sie Ihre Aufbewahrungsfrist fest, bevor Sie mit der Archivierung beginnen, um von Anfang an eine klare Richtlinie zu etablieren
• Dokumentieren Sie Ihre Aufbewahrungsrichtlinie als Teil der Datenschutzdokumentation Ihrer Organisation
• Ueberpruefen Sie Legal-Hold-Elemente regelmaessig, um Holds aufzuheben, die nicht mehr benoetigt werden
• Konsultieren Sie Ihr Rechtsteam oder Ihren Datenschutzbeauftragten bei der Festlegung angemessener Aufbewahrungsfristen