Gruppen und Berechtigungen

Ueberblick

Gruppen in Easy Mail Archive ermoeglicht es Ihnen, Benutzer zu organisieren und zu kontrollieren, wer auf welche archivierten Nachrichten zugreifen kann. Anstatt Berechtigungen fuer jeden Benutzer einzeln zu verwalten, koennen Sie Gruppen basierend auf Abteilungen, Teams oder Projekten erstellen und den Zugriff auf Gruppenebene gewaehren. Die Gruppenverwaltung ist unter Admin > Gruppen verfuegbar.

Gruppen erstellen

Um eine neue Gruppe zu erstellen, navigieren Sie zu Admin > Gruppen und klicken Sie auf Gruppe hinzufuegen. Geben Sie einen Namen an, der den Zweck der Gruppe klar identifiziert, wie z.B. "Rechtsabteilung", "Finanzabteilung" oder "Vorstand". Sie koennen auch eine optionale Beschreibung hinzufuegen, um den beabsichtigten Verwendungszweck der Gruppe zu dokumentieren.

Gruppen sind rein organisatorisch - sie haben keine Hierarchien oder Verschachtelungen. Wenn ein Benutzer Zugriff auf Nachrichten mehrerer Gruppen benoetigt, fuegen Sie ihn einfach allen relevanten Gruppen hinzu.

Benutzer Gruppen zuweisen

Nachdem Sie eine Gruppe erstellt haben, koennen Sie Benutzer auf zwei Wegen hinzufuegen:

• Von der Gruppenseite - oeffnen Sie die Gruppe und klicken Sie auf Mitglieder hinzufuegen, um Benutzer zu suchen und auszuwaehlen
• Vom Benutzerprofil - oeffnen Sie das Profil eines Benutzers unter Admin > Benutzer und weisen Sie ihn von dort aus Gruppen zu

Ein Benutzer kann gleichzeitig beliebig vielen Gruppen angehoeren. Aenderungen an der Gruppenmitgliedschaft werden sofort wirksam - die naechste Suche des Benutzers spiegelt seine aktualisierten Zugriffsberechtigungen wider.

Gruppenbasierte Zugriffskontrolle

Standardmaessig koennen Benutzer jede Nachricht suchen und anzeigen, in der ihre E-Mail-Adresse in den Feldern Von, An, CC oder BCC vorkommt. Gruppen erweitern dies, indem sie Zugriff auf Nachrichten gewaehren, die bestimmte Kriterien erfuellen:

• Domain-Zugriff - gewaehren Sie einer Gruppe Zugriff auf alle Nachrichten, die an eine bestimmte Domain gesendet oder von dieser empfangen wurden
• E-Mail-Adress-Zugriff - gewaehren Sie einer Gruppe Zugriff auf Nachrichten fuer eine bestimmte E-Mail-Adresse (z.B. ein gemeinsames Postfach wie [email protected])

Beispielsweise koennten Sie eine Gruppe "Support-Team" erstellen und ihr Zugriff auf alle Nachrichten gewaehren, die [email protected] betreffen. Jedes Mitglied dieser Gruppe kann dann diese Nachrichten suchen und anzeigen, auch wenn es nicht persoenlich Absender oder Empfaenger war.

Haeufige Anwendungsfaelle

Zugriff auf Abteilungsebene

Erstellen Sie Gruppen fuer jede Abteilung und gewaehren Sie ihnen Zugriff auf die gemeinsamen Postfaecher und Verteilerlisten der Abteilung. So stellen Sie sicher, dass Teammitglieder relevante archivierte Kommunikation finden koennen, ohne individuelle Berechtigungen zu benoetigen.

Compliance-Beauftragte

Erstellen Sie eine Gruppe fuer Compliance-Beauftragte und gewaehren Sie ihnen umfassenden Domain-Level-Zugriff. Dies ermoeglicht organisationsuebergreifende Suchen, wie sie fuer Audits und Untersuchungen erforderlich sind.

Projektteams

Fuer abteilungsuebergreifende Projekte erstellen Sie eine temporaere Gruppe und gewaehren Zugriff auf die Mailingliste oder das gemeinsame Postfach des Projekts. Entfernen Sie die Gruppe, wenn das Projekt abgeschlossen ist.

Gruppen verwalten

Aus der Gruppenliste koennen Sie:

• Bearbeiten - die Gruppe umbenennen, ihre Beschreibung aktualisieren oder Zugriffsregeln aendern
• Mitglieder hinzufuegen/entfernen - die Gruppenmitgliedschaft jederzeit anpassen
• Loeschen - die Gruppe vollstaendig entfernen

Das Loeschen einer Gruppe widerruft die dadurch gewaehrten Zugriffsberechtigungen. Benutzer, die Mitglieder waren, fallen auf ihren Standardzugriff zurueck (Nachrichten, bei denen sie direkter Absender oder Empfaenger sind). Archivierte Nachrichten selbst werden durch Gruppenaenderungen niemals beeinflusst.