Gruppen und Berechtigungen

Überblick

Gruppen in EasyMailArchive ermöglicht es Ihnen, Benutzer zu organisieren und zu kontrollieren, wer auf welche archivierten Nachrichten zugreifen kann. Anstatt Berechtigungen für jeden Benutzer einzeln zu verwalten, können Sie Gruppen basierend auf Abteilungen, Teams oder Projekten erstellen und den Zugriff auf Gruppenebene gewähren. Die Gruppenverwaltung ist unter Admin > Gruppen verfügbar.

Gruppen erstellen

Um eine neue Gruppe zu erstellen, navigieren Sie zu Admin > Gruppen und klicken Sie auf Gruppe hinzufügen. Geben Sie einen Namen an, der den Zweck der Gruppe klar identifiziert, wie z.B. "Rechtsabteilung", "Finanzabteilung" oder "Vorstand". Sie können auch eine optionale Beschreibung hinzufügen, um den beabsichtigten Verwendungszweck der Gruppe zu dokumentieren.

Gruppen sind rein organisatorisch - sie haben keine Hierarchien oder Verschachtelungen. Wenn ein Benutzer Zugriff auf Nachrichten mehrerer Gruppen benötigt, fügen Sie ihn einfach allen relevanten Gruppen hinzu.

Benutzer Gruppen zuweisen

Nachdem Sie eine Gruppe erstellt haben, können Sie Benutzer auf zwei Wegen hinzufügen:

• Von der Gruppenseite - öffnen Sie die Gruppe und klicken Sie auf Mitglieder hinzufügen, um Benutzer zu suchen und auszuwählen
• Vom Benutzerprofil - öffnen Sie das Profil eines Benutzers unter Admin > Benutzer und weisen Sie ihn von dort aus Gruppen zu

Ein Benutzer kann gleichzeitig beliebig vielen Gruppen angehören. Änderungen an der Gruppenmitgliedschaft werden sofort wirksam - die nächste Suche des Benutzers spiegelt seine aktualisierten Zugriffsberechtigungen wider.

Gruppenbasierte Zugriffskontrolle

Standardmäßig können Benutzer jede Nachricht suchen und anzeigen, in der ihre E-Mail-Adresse in den Feldern Von, An, CC oder BCC vorkommt. Gruppen erweitern dies, indem sie Zugriff auf Nachrichten gewähren, die bestimmte Kriterien erfüllen:

• Domain-Zugriff - gewähren Sie einer Gruppe Zugriff auf alle Nachrichten, die an eine bestimmte Domain gesendet oder von dieser empfangen wurden
• E-Mail-Adress-Zugriff - gewähren Sie einer Gruppe Zugriff auf Nachrichten für eine bestimmte E-Mail-Adresse (z.B. ein gemeinsames Postfach wie [email protected])

Beispielsweise könnten Sie eine Gruppe "Support-Team" erstellen und ihr Zugriff auf alle Nachrichten gewähren, die [email protected] betreffen. Jedes Mitglied dieser Gruppe kann dann diese Nachrichten suchen und anzeigen, auch wenn es nicht persönlich Absender oder Empfänger war.

Häufige Anwendungsfälle

Zugriff auf Abteilungsebene

Erstellen Sie Gruppen für jede Abteilung und gewähren Sie ihnen Zugriff auf die gemeinsamen Postfächer und Verteilerlisten der Abteilung. So stellen Sie sicher, dass Teammitglieder relevante archivierte Kommunikation finden können, ohne individuelle Berechtigungen zu benötigen.

Compliance-Beauftragte

Erstellen Sie eine Gruppe für Compliance-Beauftragte und gewähren Sie ihnen umfassenden Domain-Level-Zugriff. Dies ermöglicht organisationsübergreifende Suchen, wie sie für Audits und Untersuchungen erforderlich sind.

Projektteams

Für abteilungsübergreifende Projekte erstellen Sie eine temporäre Gruppe und gewähren Zugriff auf die Mailingliste oder das gemeinsame Postfach des Projekts. Entfernen Sie die Gruppe, wenn das Projekt abgeschlossen ist.

Gruppen verwalten

Aus der Gruppenliste können Sie:

• Bearbeiten - die Gruppe umbenennen, ihre Beschreibung aktualisieren oder Zugriffsregeln ändern
• Mitglieder hinzufügen/entfernen - die Gruppenmitgliedschaft jederzeit anpassen
• Löschen - die Gruppe vollständig entfernen

Das Löschen einer Gruppe widerruft die dadurch gewährten Zugriffsberechtigungen. Benutzer, die Mitglieder waren, fallen auf ihren Standardzugriff zurück (Nachrichten, bei denen sie direkter Absender oder Empfänger sind). Archivierte Nachrichten selbst werden durch Gruppenänderungen niemals beeinflusst.