Regeln und Filter

Überblick

Standardmäßig speichert EasyMailArchive jede zugestellte Nachricht. Mit Regeln können Sie das ändern — entweder indem Sie bestimmte Nachrichten gar nicht erst archivieren oder indem Sie festlegen, wie lange Nachrichten aufbewahrt werden, bevor sie automatisch gelöscht werden. Beides verwalten Sie unter Admin > Regeln.

Ausschlussregeln

Ausschlussregeln verhindern, dass passende Nachrichten archiviert werden. Sie eignen sich zum Filtern von automatisierten Benachrichtigungen, Newslettern oder anderem Rauschen, das Sie nicht im Archiv benötigen.

Jede Ausschlussregel hat einen optionalen Namen und eine oder mehrere Bedingungen. Wenn eine eingehende Nachricht die Bedingungen erfüllt, wird sie stillschweigend verworfen statt archiviert.

Verfügbare Bedingungen

• Domain — Nachrichten mit einer bestimmten Domain abgleichen (z.B. newsletter.example.com)
• Absender — eine bestimmte Absenderadresse abgleichen
• Empfänger — eine bestimmte Empfängeradresse abgleichen
• Hat Anhang — Nachrichten mit Dateianhängen abgleichen
• Ist Spam — als Spam markierte Nachrichten abgleichen
• Größe — Nachrichten über oder unter einer bestimmten Größe in MB abgleichen (mit Operatoren wie größer als, kleiner als usw.)

Sie können mehrere Bedingungen in einer Regel kombinieren. Alle Bedingungen müssen zutreffen, damit die Regel greift.

Reihenfolge

Ausschlussregeln werden von oben nach unten ausgewertet. Per Drag-and-Drop können Sie sie umsortieren. Die erste passende Regel gewinnt.

Aufbewahrungsregeln

Aufbewahrungsregeln steuern, wie lange archivierte Nachrichten aufbewahrt werden, bevor sie automatisch gelöscht werden. Jede Aufbewahrungsregel hat die gleichen Bedingungen wie Ausschlussregeln, plus einen Wert für Aufbewahrungstage, der die Aufbewahrungsfrist festlegt.

Es gibt immer eine Standard-Aufbewahrungsregel, die für alle Nachrichten gilt, die nicht von einer spezifischeren Regel erfasst werden. Die Standardregel kann nicht gelöscht, aber die Aufbewahrungsfrist kann geändert werden. Ein Wert von 0 bedeutet, dass Nachrichten unbegrenzt aufbewahrt werden.

Nicht-Standard-Aufbewahrungsregeln können per Drag-and-Drop sortiert werden. Wie bei Ausschlussregeln werden sie von oben nach unten ausgewertet.

GoBD-Compliance-Warnung

Wenn Sie eine Aufbewahrungsfrist unter 10 Jahren (3.650 Tagen) festlegen, zeigt die App eine Warnung zum deutschen Steuerrecht (GoBD/AO), das Unternehmen verpflichtet, bestimmte Korrespondenz je nach Dokumenttyp 6 oder 10 Jahre aufzubewahren. Sie müssen diese Warnung bestätigen, bevor Sie speichern können.

Regel erstellen

Klicken Sie auf Hinzufügen im Bereich Ausschluss- oder Aufbewahrungsregeln. Vergeben Sie einen Namen, legen Sie die Bedingungen fest und speichern Sie. Bei Aufbewahrungsregeln geben Sie zusätzlich die Anzahl der Aufbewahrungstage an.

Bearbeiten und Löschen

Klicken Sie auf eine Regel, um ihre Bedingungen inline zu bearbeiten. Nicht-Standard-Regeln können gelöscht werden. Die Standard-Aufbewahrungsregel kann bearbeitet, aber nicht entfernt werden.

Wichtige Hinweise

Regeln gelten nur für neue eingehende Nachrichten. Bereits archivierte Nachrichten werden nicht rückwirkend entfernt. Wenn Sie ältere Nachrichten bereinigen müssen, nutzen Sie die Massenwiederherstellung aus den Suchergebnissen oder warten Sie, bis Aufbewahrungsregeln sie ablaufen lassen.