Regeln und Filter

Ueberblick

Standardmaessig speichert Easy Mail Archive jede zugestellte Nachricht. Mit Regeln koennen Sie das aendern — entweder indem Sie bestimmte Nachrichten gar nicht erst archivieren oder indem Sie festlegen, wie lange Nachrichten aufbewahrt werden, bevor sie automatisch geloescht werden. Beides verwalten Sie unter Admin > Regeln.

Ausschlussregeln

Ausschlussregeln verhindern, dass passende Nachrichten archiviert werden. Sie eignen sich zum Filtern von automatisierten Benachrichtigungen, Newslettern oder anderem Rauschen, das Sie nicht im Archiv benoetigen.

Jede Ausschlussregel hat einen optionalen Namen und eine oder mehrere Bedingungen. Wenn eine eingehende Nachricht die Bedingungen erfuellt, wird sie stillschweigend verworfen statt archiviert.

Verfuegbare Bedingungen

• Domain — Nachrichten mit einer bestimmten Domain abgleichen (z.B. newsletter.example.com)
• Absender — eine bestimmte Absenderadresse abgleichen
• Empfaenger — eine bestimmte Empfaengeradresse abgleichen
• Hat Anhang — Nachrichten mit Dateianhaengen abgleichen
• Ist Spam — als Spam markierte Nachrichten abgleichen
• Groesse — Nachrichten ueber oder unter einer bestimmten Groesse in MB abgleichen (mit Operatoren wie groesser als, kleiner als usw.)

Sie koennen mehrere Bedingungen in einer Regel kombinieren. Alle Bedingungen muessen zutreffen, damit die Regel greift.

Reihenfolge

Ausschlussregeln werden von oben nach unten ausgewertet. Per Drag-and-Drop koennen Sie sie umsortieren. Die erste passende Regel gewinnt.

Aufbewahrungsregeln

Aufbewahrungsregeln steuern, wie lange archivierte Nachrichten aufbewahrt werden, bevor sie automatisch geloescht werden. Jede Aufbewahrungsregel hat die gleichen Bedingungen wie Ausschlussregeln, plus einen Wert fuer Aufbewahrungstage, der die Aufbewahrungsfrist festlegt.

Es gibt immer eine Standard-Aufbewahrungsregel, die fuer alle Nachrichten gilt, die nicht von einer spezifischeren Regel erfasst werden. Die Standardregel kann nicht geloescht, aber die Aufbewahrungsfrist kann geaendert werden. Ein Wert von 0 bedeutet, dass Nachrichten unbegrenzt aufbewahrt werden.

Nicht-Standard-Aufbewahrungsregeln koennen per Drag-and-Drop sortiert werden. Wie bei Ausschlussregeln werden sie von oben nach unten ausgewertet.

GoBD-Compliance-Warnung

Wenn Sie eine Aufbewahrungsfrist unter 10 Jahren (3.650 Tagen) festlegen, zeigt die App eine Warnung zum deutschen Steuerrecht (GoBD/AO), das Unternehmen verpflichtet, bestimmte Korrespondenz je nach Dokumenttyp 6 oder 10 Jahre aufzubewahren. Sie muessen diese Warnung bestaetigen, bevor Sie speichern koennen.

Regel erstellen

Klicken Sie auf Hinzufuegen im Bereich Ausschluss- oder Aufbewahrungsregeln. Vergeben Sie einen Namen, legen Sie die Bedingungen fest und speichern Sie. Bei Aufbewahrungsregeln geben Sie zusaetzlich die Anzahl der Aufbewahrungstage an.

Bearbeiten und Loeschen

Klicken Sie auf eine Regel, um ihre Bedingungen inline zu bearbeiten. Nicht-Standard-Regeln koennen geloescht werden. Die Standard-Aufbewahrungsregel kann bearbeitet, aber nicht entfernt werden.

Wichtige Hinweise

Regeln gelten nur fuer neue eingehende Nachrichten. Bereits archivierte Nachrichten werden nicht rueckwirkend entfernt. Wenn Sie aeltere Nachrichten bereinigen muessen, nutzen Sie die Massenwiederherstellung aus den Suchergebnissen oder warten Sie, bis Aufbewahrungsregeln sie ablaufen lassen.