Benutzerverwaltung

Überblick

Die Seite Admin > Benutzer ist Ihre zentrale Anlaufstelle für die Verwaltung der Zugriffsberechtigungen auf Ihr Archiv. Hier können Sie einzelne Benutzer anlegen, diese per CSV-Datei in großen Mengen importieren, Rollen zuweisen und nicht mehr benötigte Konten deaktivieren. Jeder Benutzer belegt einen Lizenzplatz - eine gepflegte Benutzerliste hilft Ihnen, innerhalb Ihrer Planlimits zu bleiben.

Benutzer hinzufügen

Um einen neuen Benutzer anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer hinzufügen oben rechts auf der Benutzerseite. Folgende Angaben sind erforderlich:

• E-Mail-Adresse - muss zu einer Ihrer verifizierten Domains gehören
• Anzeigename - der Name, der in der Oberfläche angezeigt wird
• Rolle - entweder Benutzer oder Administrator

Nach dem Speichern kann sich der Benutzer sofort per Magic-Code-Authentifizierung oder einem von Ihnen festgelegten Passwort anmelden. Wenn Sie unter Admin > Sicherheit die TOTP-Pflicht aktiviert haben, wird der Benutzer bei seiner ersten Anmeldung aufgefordert, die Zwei-Faktor-Authentifizierung einzurichten.

Rollen

EasyMailArchive verwendet zwei Rollen:

• Benutzer - kann archivierte Nachrichten durchsuchen und anzeigen, auf die er Zugriff hat, eigene Kontoeinstellungen verwalten und die Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten
• Administrator - hat vollen Zugriff auf alle archivierten Nachrichten sowie den Admin-Bereich, einschließlich Benutzerverwaltung, Domain-Einstellungen, Sicherheitsrichtlinien, Integrationen und Audit-Protokolle

Sie können die Rolle eines Benutzers jederzeit ändern, indem Sie auf den Benutzer in der Liste klicken und die Rolle in seinem Profil umschalten.

CSV-Import

Für Organisationen mit vielen Benutzern spart die CSV-Import-Funktion erheblich Zeit. Navigieren Sie zu Admin > Benutzer und klicken Sie auf CSV importieren. Ihre CSV-Datei sollte folgende Spalten enthalten:

1. email - die E-Mail-Adresse des Benutzers (erforderlich)
2. name - Anzeigename (erforderlich)
3. role - entweder user oder admin (optional, Standard ist user)

Der Import überspringt Zeilen, bei denen die E-Mail-Adresse bereits im System vorhanden ist, und zeigt eine Zusammenfassung an, wie viele Benutzer erstellt, übersprungen oder fehlgeschlagen sind.

Massenaktionen

Sie können mehrere Benutzer über die Kontrollkästchen in der Benutzerliste auswählen, um Massenoperationen durchzuführen:

• Deaktivieren - deaktiviert die Anmeldung für die ausgewählten Benutzer, ohne deren Daten zu löschen
• Aktivieren - aktiviert zuvor deaktivierte Benutzer wieder
• Löschen - entfernt die ausgewählten Benutzer dauerhaft

Verwenden Sie das Kontrollkästchen in der Tabellenüberschrift, um alle Benutzer auf der aktuellen Seite auszuwählen. Massenaktionen erfordern eine Bestätigung, bevor sie ausgeführt werden.

Deaktivieren vs. Löschen von Benutzern

Wenn ein Teammitglied Ihre Organisation verlässt, haben Sie zwei Möglichkeiten. Das Deaktivieren eines Benutzers verhindert die Anmeldung, bewahrt aber die Zuordnung zu archivierten Nachrichten. Dies ist der empfohlene Ansatz für die Compliance, da ein klarer Audit-Trail erhalten bleibt. Das Löschen eines Benutzers entfernt sein Konto dauerhaft. Archivierte Nachrichten bleiben im System, sind aber nicht mehr mit einem bestimmten Benutzerkonto verknüpft.