Benutzerverwaltung

Ueberblick

Die Seite Admin > Benutzer ist Ihre zentrale Anlaufstelle fuer die Verwaltung der Zugriffsberechtigungen auf Ihr Archiv. Hier koennen Sie einzelne Benutzer anlegen, diese per CSV-Datei in grossen Mengen importieren, Rollen zuweisen und nicht mehr benoetigte Konten deaktivieren. Jeder Benutzer belegt einen Lizenzplatz - eine gepflegte Benutzerliste hilft Ihnen, innerhalb Ihrer Planlimits zu bleiben.

Benutzer hinzufuegen

Um einen neuen Benutzer anzulegen, klicken Sie auf die Schaltflaeche Benutzer hinzufuegen oben rechts auf der Benutzerseite. Folgende Angaben sind erforderlich:

• E-Mail-Adresse - muss zu einer Ihrer verifizierten Domains gehoeren
• Anzeigename - der Name, der in der Oberflaeche angezeigt wird
• Rolle - entweder Benutzer oder Administrator

Nach dem Speichern kann sich der Benutzer sofort per Magic-Code-Authentifizierung oder einem von Ihnen festgelegten Passwort anmelden. Wenn Sie unter Admin > Sicherheit die TOTP-Pflicht aktiviert haben, wird der Benutzer bei seiner ersten Anmeldung aufgefordert, die Zwei-Faktor-Authentifizierung einzurichten.

Rollen

Easy Mail Archive verwendet zwei Rollen:

• Benutzer - kann archivierte Nachrichten durchsuchen und anzeigen, auf die er Zugriff hat, eigene Kontoeinstellungen verwalten und die Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten
• Administrator - hat vollen Zugriff auf alle archivierten Nachrichten sowie den Admin-Bereich, einschliesslich Benutzerverwaltung, Domain-Einstellungen, Sicherheitsrichtlinien, Integrationen und Audit-Protokolle

Sie koennen die Rolle eines Benutzers jederzeit aendern, indem Sie auf den Benutzer in der Liste klicken und die Rolle in seinem Profil umschalten.

CSV-Import

Fuer Organisationen mit vielen Benutzern spart die CSV-Import-Funktion erheblich Zeit. Navigieren Sie zu Admin > Benutzer und klicken Sie auf CSV importieren. Ihre CSV-Datei sollte folgende Spalten enthalten:

1. email - die E-Mail-Adresse des Benutzers (erforderlich)
2. name - Anzeigename (erforderlich)
3. role - entweder user oder admin (optional, Standard ist user)

Der Import ueberspringt Zeilen, bei denen die E-Mail-Adresse bereits im System vorhanden ist, und zeigt eine Zusammenfassung an, wie viele Benutzer erstellt, uebersprungen oder fehlgeschlagen sind.

Massenaktionen

Sie koennen mehrere Benutzer ueber die Kontrollkaestchen in der Benutzerliste auswaehlen, um Massenoperationen durchzufuehren:

• Deaktivieren - deaktiviert die Anmeldung fuer die ausgewaehlten Benutzer, ohne deren Daten zu loeschen
• Aktivieren - aktiviert zuvor deaktivierte Benutzer wieder
• Loeschen - entfernt die ausgewaehlten Benutzer dauerhaft

Verwenden Sie das Kontrollkaestchen in der Tabellenueberschrift, um alle Benutzer auf der aktuellen Seite auszuwaehlen. Massenaktionen erfordern eine Bestaetigung, bevor sie ausgefuehrt werden.

Deaktivieren vs. Loeschen von Benutzern

Wenn ein Teammitglied Ihre Organisation verlaesst, haben Sie zwei Moeglichkeiten. Das Deaktivieren eines Benutzers verhindert die Anmeldung, bewahrt aber die Zuordnung zu archivierten Nachrichten. Dies ist der empfohlene Ansatz fuer die Compliance, da ein klarer Audit-Trail erhalten bleibt. Das Loeschen eines Benutzers entfernt sein Konto dauerhaft. Archivierte Nachrichten bleiben im System, sind aber nicht mehr mit einem bestimmten Benutzerkonto verknuepft.