Massenoperationen

Ueberblick

Easy Mail Archive bietet Massenoperationsfunktionen fuer Administratoren, die grosse Mengen von Nachrichten auf einmal bearbeiten muessen. Ob Sie Nachrichten in ein Postfach wiederherstellen, fuer eine rechtliche Pruefung exportieren oder nicht mehr benoetigte Nachrichten loeschen muessen - Massenoperationen machen diese Aufgaben effizient und handhabbar.

Nachrichten auswaehlen

Massenoperationen beginnen auf der Suchergebnisseite. Nach einer Suche koennen Sie Nachrichten auf zwei Arten auswaehlen:

• Einzelauswahl - klicken Sie auf das Kontrollkaestchen neben jeder Nachricht, die Sie einschliessen moechten
• Alle auswaehlen - verwenden Sie das Kontrollkaestchen in der Tabellenueberschrift, um alle Nachrichten auf der aktuellen Seite auszuwaehlen

Wenn Sie alle Nachrichten auf einer Seite auswaehlen und es weitere Ergebnisse auf mehreren Seiten gibt, wird Ihnen die Option angezeigt, alle Nachrichten auszuwaehlen, die Ihrer Suche entsprechen - dies erweitert die Auswahl auf den gesamten Ergebnissatz, nicht nur auf die sichtbare Seite.

Massenwiederherstellung

Die Massenwiederherstellungsfunktion ermoeglicht es Ihnen, archivierte Nachrichten erneut an ein E-Mail-Konto zuzustellen. Dies ist nuetzlich, wenn ein Benutzer versehentlich wichtige E-Mails geloescht hat oder wenn Sie ein neues Postfach mit historischer Korrespondenz befuellen muessen.

So fuehren Sie eine Massenwiederherstellung durch:

1. Suchen Sie nach den Nachrichten, die Sie wiederherstellen moechten
2. Waehlen Sie die Nachrichten ueber die Kontrollkaestchen aus
3. Klicken Sie auf Wiederherstellen in der Massenaktionsleiste
4. Geben Sie die Ziel-E-Mail-Adresse ein, an die die Nachrichten zugestellt werden sollen
5. Bestaetigen Sie den Vorgang

Wiederhergestellte Nachrichten werden als neue E-Mails an die Zieladresse gesendet. Die urspruenglichen Nachrichten-Header (einschliesslich des Originaldatums, Absenders und der Empfaenger) bleiben erhalten. Grosse Wiederherstellungsoperationen werden im Hintergrund verarbeitet, und Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn der Vorgang abgeschlossen ist.

Massenloeschung

Administratoren koennen ausgewaehlte Nachrichten dauerhaft aus dem Archiv loeschen. Dies ist ein unwiderruflicher Vorgang und sollte mit Vorsicht verwendet werden. Haeufige Gruende fuer Massenloeschungen sind:

• Entfernung von Nachrichten, die faelschlicherweise archiviert wurden (z.B. persoenliche E-Mails)
• Erfuellung eines DSGVO-Loeschungsantrags (Recht auf Vergessenwerden)
• Bereinigung von Testnachrichten aus der Ersteinrichtung

So fuehren Sie eine Massenloeschung durch:

1. Suchen Sie nach den Nachrichten, die Sie loeschen moechten
2. Waehlen Sie die Nachrichten aus
3. Klicken Sie auf Loeschen in der Massenaktionsleiste
4. Geben Sie die Bestaetigungsphrase ein, um fortzufahren
5. Bestaetigen Sie den Vorgang

Der zusaetzliche Bestaetigungsschritt verhindert versehentliche Massenloeschungen. Alle Loeschungen werden im Audit-Protokoll aufgezeichnet, einschliesslich der verwendeten Suchkriterien, der Anzahl geloeschter Nachrichten und des Administrators, der die Aktion durchgefuehrt hat.

Massenexport

Der Massenexport erstellt ein herunterladbares Archiv ausgewaehlter Nachrichten im Standard-EML-Format. Dies wird haeufig verwendet fuer:

• Bereitstellung von E-Mail-Unterlagen fuer Rechtsanwaelte waehrend Rechtsstreitigkeiten
• Beantwortung von Anfragen der Aufsichtsbehoerden
• Migration von Daten in ein anderes System

Exportierte Nachrichten werden als ZIP-Datei verpackt. Bei grossen Exporten wird die Datei im Hintergrund vorbereitet und ein Download-Link bereitgestellt, wenn sie fertig ist. Exportvorgaenge werden im Audit-Trail protokolliert.

Limits und Leistung

Massenoperationen auf sehr grossen Ergebnismengen (tausende Nachrichten) werden asynchron verarbeitet, um die Systemleistung fuer andere Benutzer nicht zu beeintraechtigen. Sie koennen den Fortschritt laufender Massenoperationen im Benachrichtigungsbereich ueberwachen. Pro Mandant kann jeweils nur eine Massenoperation gleichzeitig ausgefuehrt werden, um die Systemstabilitaet zu gewaehrleisten.