Massenoperationen

Überblick

EasyMailArchive bietet Massenoperationsfunktionen für Administratoren, die große Mengen von Nachrichten auf einmal bearbeiten müssen. Ob Sie Nachrichten in ein Postfach wiederherstellen, für eine rechtliche Prüfung exportieren oder nicht mehr benötigte Nachrichten löschen müssen - Massenoperationen machen diese Aufgaben effizient und handhabbar.

Nachrichten auswählen

Massenoperationen beginnen auf der Suchergebnisseite. Nach einer Suche können Sie Nachrichten auf zwei Arten auswählen:

• Einzelauswahl - klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben jeder Nachricht, die Sie einschließen möchten
• Alle auswählen - verwenden Sie das Kontrollkästchen in der Tabellenüberschrift, um alle Nachrichten auf der aktuellen Seite auszuwählen

Wenn Sie alle Nachrichten auf einer Seite auswählen und es weitere Ergebnisse auf mehreren Seiten gibt, wird Ihnen die Option angezeigt, alle Nachrichten auszuwählen, die Ihrer Suche entsprechen - dies erweitert die Auswahl auf den gesamten Ergebnissatz, nicht nur auf die sichtbare Seite.

Massenwiederherstellung

Die Massenwiederherstellungsfunktion ermöglicht es Ihnen, archivierte Nachrichten erneut an ein E-Mail-Konto zuzustellen. Dies ist nützlich, wenn ein Benutzer versehentlich wichtige E-Mails gelöscht hat oder wenn Sie ein neues Postfach mit historischer Korrespondenz befuellen müssen.

So führen Sie eine Massenwiederherstellung durch:

1. Suchen Sie nach den Nachrichten, die Sie wiederherstellen möchten
2. Wählen Sie die Nachrichten über die Kontrollkästchen aus
3. Klicken Sie auf Wiederherstellen in der Massenaktionsleiste
4. Geben Sie die Ziel-E-Mail-Adresse ein, an die die Nachrichten zugestellt werden sollen
5. Bestätigen Sie den Vorgang

Wiederhergestellte Nachrichten werden als neue E-Mails an die Zieladresse gesendet. Die ursprünglichen Nachrichten-Header (einschließlich des Originaldatums, Absenders und der Empfänger) bleiben erhalten. Große Wiederherstellungsoperationen werden im Hintergrund verarbeitet, und Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn der Vorgang abgeschlossen ist.

Massenlöschung

Administratoren können ausgewählte Nachrichten dauerhaft aus dem Archiv löschen. Dies ist ein unwiderruflicher Vorgang und sollte mit Vorsicht verwendet werden. Häufige Gründe für Massenlöschungen sind:

• Entfernung von Nachrichten, die fälschlicherweise archiviert wurden (z.B. persönliche E-Mails)
• Erfüllung eines DSGVO-Löschungsantrags (Recht auf Vergessenwerden)
• Bereinigung von Testnachrichten aus der Ersteinrichtung

So führen Sie eine Massenlöschung durch:

1. Suchen Sie nach den Nachrichten, die Sie löschen möchten
2. Wählen Sie die Nachrichten aus
3. Klicken Sie auf Löschen in der Massenaktionsleiste
4. Geben Sie die Bestätigungsphrase ein, um fortzufahren
5. Bestätigen Sie den Vorgang

Der zusätzliche Bestätigungsschritt verhindert versehentliche Massenlöschungen. Alle Löschungen werden im Audit-Protokoll aufgezeichnet, einschließlich der verwendeten Suchkriterien, der Anzahl gelöschter Nachrichten und des Administrators, der die Aktion durchgeführt hat.

Massenexport

Der Massenexport erstellt ein herunterladbares Archiv ausgewählter Nachrichten im Standard-EML-Format. Dies wird häufig verwendet für:

• Bereitstellung von E-Mail-Unterlagen für Rechtsanwälte während Rechtsstreitigkeiten
• Beantwortung von Anfragen der Aufsichtsbehörden
• Migration von Daten in ein anderes System

Exportierte Nachrichten werden als ZIP-Datei verpackt. Bei großen Exporten wird die Datei im Hintergrund vorbereitet und ein Download-Link bereitgestellt, wenn sie fertig ist. Exportvorgänge werden im Audit-Trail protokolliert.

Limits und Leistung

Massenoperationen auf sehr großen Ergebnismengen (tausende Nachrichten) werden asynchron verarbeitet, um die Systemleistung für andere Benutzer nicht zu beeinträchtigen. Sie können den Fortschritt laufender Massenoperationen im Benachrichtigungsbereich überwachen. Pro Mandant kann jeweils nur eine Massenoperation gleichzeitig ausgeführt werden, um die Systemstabilität zu gewährleisten.