Suchergebnisse exportieren

Archivierte E-Mails exportieren

Easy Mail Archive ermoglicht es Ihnen, E-Mails aus Ihren Suchergebnissen zu exportieren, damit Sie sie fur Offline-Prufungen, Gerichtsverfahren, Audits oder andere Zwecke herunterladen konnen. Sie konnen einzelne Nachrichten exportieren oder den Massenexport nutzen, um mehrere E-Mails auf einmal herunterzuladen.

Eine einzelne Nachricht herunterladen

Um eine einzelne E-Mail herunterzuladen, klicken Sie auf die Nachricht in den Suchergebnissen, um sie zu offnen. Klicken Sie in der Nachrichtenansicht auf die Schaltflache Herunterladen in der Werkzeugleiste. Die E-Mail wird im EML-Format heruntergeladen, einem Standard-E-Mail-Dateiformat, das von allen gangigen E-Mail-Programmen unterstutzt wird, darunter Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird und Apple Mail.

Die EML-Datei enthalt die vollstandige E-Mail, einschliesslich aller Kopfzeilen, des Nachrichtentexts (sowohl HTML- als auch Klartextversionen) und aller Anhange. Dadurch ist sichergestellt, dass Sie eine originalgetreue Kopie der Nachricht haben, wie sie empfangen wurde.

Massenexport

Wenn Sie mehrere E-Mails auf einmal exportieren mussen, verwenden Sie die Massenexport-Funktion. Wahlen Sie in den Suchergebnissen die Nachrichten aus, die Sie exportieren mochten, indem Sie das Kontrollkastchen neben jeder einzelnen aktivieren. Sie konnen auch das Kontrollkastchen "Alle auswahlen" oben in der Ergebnisliste verwenden, um alle sichtbaren Nachrichten auszuwahlen.

Sobald Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf die Schaltflache Exportieren in der Werkzeugleiste fur Massenaktionen, die angezeigt wird. Die ausgewahlten Nachrichten werden in ein ZIP-Archiv mit einzelnen EML-Dateien gepackt, das Sie dann herunterladen konnen.

Export fur Compliance und rechtliche Anfragen

Fur Compliance-Audits oder rechtliche Auskunftsersuchen konnen Sie prazise Suchfilter mit dem Massenexport kombinieren, um die erforderliche Dokumentation effizient bereitzustellen:

1. Verwenden Sie die erweiterte Suche, um den genauen Umfang zu definieren (Zeitraum, Absender, Empfanger, Stichworte).
2. Uberprufen Sie die Ergebnisse, um sicherzustellen, dass sie der Anfrage entsprechen.
3. Wahlen Sie alle passenden Nachrichten aus.
4. Exportieren Sie die Auswahl als ZIP-Archiv.

Dieser Arbeitsablauf stellt sicher, dass Sie schnell auf Anfragen reagieren konnen und dabei nur die relevanten E-Mails exportieren.

Wichtige Hinweise zum Export

• Berechtigungen: Sie konnen nur E-Mails exportieren, die Sie einsehen durfen. Administratoren haben moglicherweise Zugriff auf alle archivierten E-Mails, wahrend regulare Benutzer typischerweise nur ihre eigenen Nachrichten sehen.
• Dateiformat: E-Mails werden im Standard-EML-Format exportiert, wobei die ursprungliche Nachricht genau so erhalten bleibt, wie sie archiviert wurde, einschliesslich aller Kopfzeilen und Anhange.
• Grosse Exporte: Bei sehr grossen Ergebnismengen kann die Vorbereitung des Exports einen Moment dauern. Sie werden benachrichtigt, wenn der Download bereit ist.
• Audit-Trail: Alle Exportaktionen werden zu Compliance-Zwecken protokolliert. Ihr Administrator kann uberprufen, wer welche Nachrichten wann exportiert hat.