Suchergebnisse exportieren

Archivierte E-Mails exportieren

EasyMailArchive ermöglicht es Ihnen, E-Mails aus Ihren Suchergebnissen zu exportieren, damit Sie sie für Offline-Prüfungen, Gerichtsverfahren, Audits oder andere Zwecke herunterladen können. Sie können einzelne Nachrichten exportieren oder den Massenexport nutzen, um mehrere E-Mails auf einmal herunterzuladen.

Eine einzelne Nachricht herunterladen

Um eine einzelne E-Mail herunterzuladen, klicken Sie auf die Nachricht in den Suchergebnissen, um sie zu öffnen. Klicken Sie in der Nachrichtenansicht auf die Schaltfläche Herunterladen in der Werkzeugleiste. Die E-Mail wird im EML-Format heruntergeladen, einem Standard-E-Mail-Dateiformat, das von allen gängigen E-Mail-Programmen unterstützt wird, darunter Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird und Apple Mail.

Die EML-Datei enthält die vollständige E-Mail, einschließlich aller Kopfzeilen, des Nachrichtentexts (sowohl HTML- als auch Klartextversionen) und aller Anhänge. Dadurch ist sichergestellt, dass Sie eine originalgetreue Kopie der Nachricht haben, wie sie empfangen wurde.

Massenexport

Wenn Sie mehrere E-Mails auf einmal exportieren müssen, verwenden Sie die Massenexport-Funktion. Wählen Sie in den Suchergebnissen die Nachrichten aus, die Sie exportieren möchten, indem Sie das Kontrollkästchen neben jeder einzelnen aktivieren. Sie können auch das Kontrollkästchen "Alle auswählen" oben in der Ergebnisliste verwenden, um alle sichtbaren Nachrichten auszuwählen.

Sobald Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Exportieren in der Werkzeugleiste für Massenaktionen, die angezeigt wird. Die ausgewählten Nachrichten werden in ein ZIP-Archiv mit einzelnen EML-Dateien gepackt, das Sie dann herunterladen können.

Export für Compliance und rechtliche Anfragen

Für Compliance-Audits oder rechtliche Auskunftsersuchen können Sie präzise Suchfilter mit dem Massenexport kombinieren, um die erforderliche Dokumentation effizient bereitzustellen:

1. Verwenden Sie die erweiterte Suche, um den genauen Umfang zu definieren (Zeitraum, Absender, Empfänger, Stichworte).
2. Überprüfen Sie die Ergebnisse, um sicherzustellen, dass sie der Anfrage entsprechen.
3. Wählen Sie alle passenden Nachrichten aus.
4. Exportieren Sie die Auswahl als ZIP-Archiv.

Dieser Arbeitsablauf stellt sicher, dass Sie schnell auf Anfragen reagieren können und dabei nur die relevanten E-Mails exportieren.

Wichtige Hinweise zum Export

• Berechtigungen: Sie können nur E-Mails exportieren, die Sie einsehen dürfen. Administratoren haben möglicherweise Zugriff auf alle archivierten E-Mails, während reguläre Benutzer typischerweise nur ihre eigenen Nachrichten sehen.
• Dateiformat: E-Mails werden im Standard-EML-Format exportiert, wobei die ursprüngliche Nachricht genau so erhalten bleibt, wie sie archiviert wurde, einschließlich aller Kopfzeilen und Anhänge.
• Große Exporte: Bei sehr großen Ergebnismengen kann die Vorbereitung des Exports einen Moment dauern. Sie werden benachrichtigt, wenn der Download bereit ist.
• Audit-Trail: Alle Exportaktionen werden zu Compliance-Zwecken protokolliert. Ihr Administrator kann überprüfen, wer welche Nachrichten wann exportiert hat.