Gespeicherte Suchen

Was sind gespeicherte Suchen?

Gespeicherte Suchen ermoglichen es Ihnen, Ihre am haufigsten verwendeten Suchabfragen zu speichern, sodass Sie sie mit einem einzigen Klick erneut ausfuhren konnen. Anstatt jedes Mal dieselben Stichworte und Filter erneut einzugeben, konnen Sie eine Suche einmal speichern und sofort von der Suchseite aus darauf zugreifen. Dies ist besonders nutzlich fur wiederkehrende Aufgaben wie wochentliche Compliance-Prufungen, die Uberwachung bestimmter Absender oder die Verfolgung projektbezogener Korrespondenz.

Eine Suche speichern

Um eine Suche zu speichern, fuhren Sie zunachst die gewunschte Abfrage aus - geben Sie Ihre Stichworte ein, setzen Sie alle erweiterten Filter (Absender, Empfanger, Zeitraum, Anhange) und fuhren Sie die Suche aus. Sobald Sie die Ergebnisse sehen, klicken Sie auf die Schaltflache Suche speichern in der Werkzeugleiste uber der Ergebnisliste.

Ein Dialog erscheint, in dem Sie Ihrer gespeicherten Suche einen Namen geben konnen. Wahlen Sie einen beschreibenden Namen, der Ihnen hilft, sich an den Zweck der Suche zu erinnern, wie zum Beispiel "HR-Korrespondenz Q1" oder "Rechnungen von Lieferant X." Klicken Sie auf Speichern, um die Suche zu sichern. Alle Ihre aktuellen Suchparameter - Stichworte, Filter und Zeitraume - werden beibehalten.

Auf gespeicherte Suchen zugreifen

Ihre gespeicherten Suchen sind von der Suchseite aus zuganglich. Suchen Sie den Bereich Gespeicherte Suchen in der Seitenleiste oder im Dropdown-Menu. Ein Klick auf eine gespeicherte Suche ladt sofort alle gespeicherten Parameter in das Suchformular und fuhrt die Abfrage aus, wobei aktuelle Ergebnisse basierend auf dem aktuellen Archiv angezeigt werden.

Das bedeutet, dass gespeicherte Suchen immer "live" sind - sie speichern keinen Schnappschuss der Ergebnisse, sondern die Abfrage selbst. Jedes Mal, wenn Sie eine gespeicherte Suche ausfuhren, wird das aktuelle Archiv durchsucht und die neuesten passenden Nachrichten werden zuruckgegeben, einschliesslich aller E-Mails, die seit der letzten Ausfuhrung archiviert wurden.

Gespeicherte Suchen verwalten

Sie konnen Ihre gespeicherten Suchen jederzeit verwalten. Um eine gespeicherte Suche umzubenennen oder zu loschen, navigieren Sie zum Bereich Gespeicherte Suchen und verwenden Sie das Kontextmenu (drei Punkte) neben jedem Eintrag. Von dort aus konnen Sie:

• Eine gespeicherte Suche umbenennen, um ihre Bezeichnung zu aktualisieren
• Eine gespeicherte Suche loschen, die Sie nicht mehr benotigen

Es gibt keine Begrenzung fur die Anzahl der gespeicherten Suchen, die Sie erstellen konnen, aber eine ubersichtliche Liste mit klaren Namen hilft Ihnen, die richtige schnell zu finden.

Anwendungsfalle fur gespeicherte Suchen

Gespeicherte Suchen sind in vielen Szenarien wertvoll:

• Compliance-Uberwachung: Speichern Sie eine Suche nach E-Mails mit bestimmten regulatorischen Stichworten, um sie regelmassig zu uberprufen.
• Projektverfolgung: Speichern Sie eine Suche, die auf bestimmte Teammitglieder und Zeitraume gefiltert ist, fur laufende Projekte.
• Audit-Vorbereitung: Konfigurieren Sie Suchen vor, die dem Umfang wiederkehrender Audits entsprechen, damit sie bei Bedarf bereit sind.
• Personliche Organisation: Speichern Sie haufige Suchen wie "E-Mails von meinem Vorgesetzten" oder "E-Mails mit Vertragen" fur den taglichen Gebrauch.