Gespeicherte Suchen

Was sind gespeicherte Suchen?

Gespeicherte Suchen ermöglichen es Ihnen, Ihre am häufigsten verwendeten Suchabfragen zu speichern, sodass Sie sie mit einem einzigen Klick erneut ausführen können. Anstatt jedes Mal dieselben Stichworte und Filter erneut einzugeben, können Sie eine Suche einmal speichern und sofort von der Suchseite aus darauf zugreifen. Dies ist besonders nützlich für wiederkehrende Aufgaben wie wöchentliche Compliance-Prüfungen, die Überwachung bestimmter Absender oder die Verfolgung projektbezogener Korrespondenz.

Eine Suche speichern

Um eine Suche zu speichern, führen Sie zunächst die gewünschte Abfrage aus - geben Sie Ihre Stichworte ein, setzen Sie alle erweiterten Filter (Absender, Empfänger, Zeitraum, Anhänge) und führen Sie die Suche aus. Sobald Sie die Ergebnisse sehen, klicken Sie auf die Schaltfläche Suche speichern in der Werkzeugleiste über der Ergebnisliste.

Ein Dialog erscheint, in dem Sie Ihrer gespeicherten Suche einen Namen geben können. Wählen Sie einen beschreibenden Namen, der Ihnen hilft, sich an den Zweck der Suche zu erinnern, wie zum Beispiel "HR-Korrespondenz Q1" oder "Rechnungen von Lieferant X." Klicken Sie auf Speichern, um die Suche zu sichern. Alle Ihre aktuellen Suchparameter - Stichworte, Filter und Zeiträume - werden beibehalten.

Auf gespeicherte Suchen zugreifen

Ihre gespeicherten Suchen sind von der Suchseite aus zugänglich. Suchen Sie den Bereich Gespeicherte Suchen in der Seitenleiste oder im Dropdown-Menü. Ein Klick auf eine gespeicherte Suche lädt sofort alle gespeicherten Parameter in das Suchformular und führt die Abfrage aus, wobei aktuelle Ergebnisse basierend auf dem aktuellen Archiv angezeigt werden.

Das bedeutet, dass gespeicherte Suchen immer "live" sind - sie speichern keinen Schnappschuss der Ergebnisse, sondern die Abfrage selbst. Jedes Mal, wenn Sie eine gespeicherte Suche ausführen, wird das aktuelle Archiv durchsucht und die neuesten passenden Nachrichten werden zurückgegeben, einschließlich aller E-Mails, die seit der letzten Ausführung archiviert wurden.

Gespeicherte Suchen verwalten

Sie können Ihre gespeicherten Suchen jederzeit verwalten. Um eine gespeicherte Suche umzubenennen oder zu löschen, navigieren Sie zum Bereich Gespeicherte Suchen und verwenden Sie das Kontextmenü (drei Punkte) neben jedem Eintrag. Von dort aus können Sie:

• Eine gespeicherte Suche umbenennen, um ihre Bezeichnung zu aktualisieren
• Eine gespeicherte Suche löschen, die Sie nicht mehr benötigen

Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der gespeicherten Suchen, die Sie erstellen können, aber eine übersichtliche Liste mit klaren Namen hilft Ihnen, die richtige schnell zu finden.

Anwendungsfalle für gespeicherte Suchen

Gespeicherte Suchen sind in vielen Szenarien wertvoll:

• Compliance-Überwachung: Speichern Sie eine Suche nach E-Mails mit bestimmten regulatorischen Stichworten, um sie regelmäßig zu überprüfen.
• Projektverfolgung: Speichern Sie eine Suche, die auf bestimmte Teammitglieder und Zeiträume gefiltert ist, für laufende Projekte.
• Audit-Vorbereitung: Konfigurieren Sie Suchen vor, die dem Umfang wiederkehrender Audits entsprechen, damit sie bei Bedarf bereit sind.
• Persönliche Organisation: Speichern Sie häufige Suchen wie "E-Mails von meinem Vorgesetzten" oder "E-Mails mit Vertragen" für den täglichen Gebrauch.